Consulenza: soluzioni di automazione

Automatizziamo l'attrito operativo di una società di servizi professionali: composizione delle proposte, sollecito dei timesheet, reportistica su utilizzo e WIP, igiene del CRM e recupero della conoscenza interna. I nostri agenti operano tra PSA, CRM e archivio documentale, così i professionisti dedicano le ore fatturabili al lavoro per il cliente invece che all'amministrazione interna. Tutto ciò che arriva al cliente passa dalla revisione di un partner.

Casi d'uso

• Prepara la prima stesura delle risposte alle RFP attingendo a credenziali, proposte passate e archivio dei CV, e la sottopone alla revisione di un partner
• Sollecita i timesheet mancanti prima della chiusura di fine mese e riconcilia le ore con i codici commessa nel PSA
• Costruisce dal PSA il report settimanale su utilizzo e bench, segnalando al resourcing i consulenti sotto-allocati
• Esegue le verifiche di conflitto di interessi e apre i codici commessa il giorno stesso in cui una SOW firmata entra nel CRM
• Trasforma note di call e milestone di progetto in aggiornamenti del CRM, così le revisioni di pipeline smettono di andare a memoria
• Monitora WIP e giorni medi di incasso, prepara le parcelle e sollecita le fatture scadute, sempre sotto la firma di un partner
• Riporta a galla da SharePoint deck, modelli e lezioni apprese pertinenti quando si struttura un nuovo incarico
• Estrae tariffe, perimetro e condizioni di pagamento dalle lettere di incarico firmate e li porta direttamente nel sistema di fatturazione

Problemi tipici nei workflow

• Ogni proposta parte dal foglio bianco perché il deck vincente dell'anno scorso è sepolto nella casella di posta di chi se n'è andato.
• I timesheet arrivano tardi e con codici sbagliati, così a fine mese i numeri di WIP e di realizzo sono fantasia finché l'amministrazione non li riconcilia.
• La reportistica sull'utilizzo arriva dopo la settimana che descrive: alcuni consulenti restano a bench mentre altri arrivano al burnout.
• Il CRM resta vuoto perché i professionisti non ci vogliono scrivere, e le revisioni di pipeline si reggono sugli aneddoti.
• Le parcelle partono settimane dopo la consegna del lavoro, il circolante resta bloccato più a lungo e il sollecito dei crediti tocca a chi se ne ricorda.

Come aiutiamo

• Colleghiamo PSA, CRM e archivio documentale, così un unico agente vede insieme pipeline, staffing e delivery.
• Le bozze di proposte e credenziali si fondano solo su documenti che la vostra società ha realmente prodotto, con le fonti citate.
• I solleciti su timesheet, WIP e pipeline arrivano su Teams o Slack, dove i consulenti già lavorano: nessun portale in più.
• Tutto ciò che è destinato al cliente — proposte, parcelle, status report — passa dal responsabile dell'incarico per l'approvazione prima di uscire.
• I permessi di accesso per singolo incarico rispecchiano le vostre barriere informative, e tutto gira su infrastruttura ospitata nell'UE.

Sistemi con cui lavoriamo in questo settore

Costruiamo su Kantata, Certinia, Deltek Maconomy o BigTime lato PSA, Salesforce, HubSpot o Dynamics 365 per la pipeline, Xero o NetSuite per l'amministrazione e SharePoint per i documenti.

Domande frequenti

I nostri incarichi sono coperti da NDA: il materiale dei clienti può davvero avvicinarsi a un sistema di AI?

Tutto gira su infrastruttura ospitata nell'UE con un accordo sul trattamento dei dati, e i vostri documenti non vengono mai usati per addestrare modelli. I permessi seguono i team di incarico, quindi il materiale di un cliente è invisibile agli agenti che lavorano per un altro: le stesse barriere informative che già applicate. La conformità al GDPR è il punto di partenza, non un'aggiunta.

Usiamo Kantata e Salesforce, con anni di campi personalizzati in entrambi. Dobbiamo migrare qualcosa?

No. Sviluppiamo sulle API dei sistemi che già usate e rispettiamo le vostre strutture di campi e i vostri flussi di lavoro. Dove la configurazione è disordinata, lavoriamo con il disordine invece di pretendere prima un progetto di pulizia.

Può scrivere il contenuto consulenziale dei nostri deliverable?

No, e non lo costruiremmo. Il giudizio dentro una raccomandazione, la revisione qualitativa di un deliverable e le decisioni di pricing appartengono ai partner: automatizzarli mette a rischio il nome che sta in copertina. Automatizziamo la composizione, il recupero dei materiali e i solleciti attorno a quel giudizio, e tutto ciò che arriva al cliente porta una firma umana.

Da dove partono di solito società come la nostra?

Da un singolo flusso circoscritto che disperde ore fatturabili: la composizione delle proposte dalla libreria delle credenziali, oppure il sollecito di timesheet e WIP. Entrambi toccano sistemi che avete già e sono abbastanza piccoli da poter essere valutati con onestà prima di impegnarvi oltre.

Come sosteniamo concretamente questo settore

• Consulenza sull'automazione — Una direzione chiara prima di investire budget, tempo o energie nel cambiamento.
• Automazione aziendale — Automazione concreta, costruita intorno al modo in cui la vostra azienda lavora già.
• Sviluppo software — Qualsiasi software, qualsiasi strumento, qualsiasi formato commerciale — da possedere, in white label col vostro marchio, o gestito come vostro prodotto.

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