Consultancy: automatiseringsoplossingen

Wij automatiseren de operationele sleur van het runnen van een adviesbureau: het samenstellen van voorstellen, urenbriefjes najagen, rapportage over bezetting en onderhanden werk, het CRM schoonhouden en kennis terugvinden. Onze agents kijken over uw PSA, CRM en documentopslag heen, zodat uw adviseurs declarabele uren aan klantwerk besteden in plaats van aan interne administratie. Alles wat naar de klant gaat, passeert eerst de review van een partner.

Toepassingen

• Schrijft een eerste versie van RFP-antwoorden uit uw referentiebibliotheek, eerdere voorstellen en cv-bank, aangeboden ter review door een partner
• Rappelleert ontbrekende urenbriefjes vóór de maandafsluiting en stemt de uren af met de opdrachtcodes in uw PSA
• Bouwt het wekelijkse rapport over bezetting en beschikbare capaciteit uit uw PSA, en meldt onderbezette consultants bij de capaciteitsplanning
• Voert conflictchecks uit en opent opdrachtcodes op de dag dat een getekende SOW in het CRM binnenkomt
• Zet gespreksnotities en projectmijlpalen om in CRM-updates, zodat pipelinereviews niet langer op geheugen draaien
• Bewaakt onderhanden werk en debiteurentermijn, stelt declaraties op en volgt achterstallige facturen op, onder akkoord van de partner
• Haalt relevante eerdere presentaties, modellen en geleerde lessen uit SharePoint naar boven zodra een nieuwe opdracht wordt afgebakend
• Haalt tarieven, scope en betaalvoorwaarden uit getekende opdrachtbevestigingen en zet ze rechtstreeks in uw facturatiesysteem

Typische workflow-knelpunten

• Elk voorstel begint bij een leeg blad, omdat de winnende presentatie van vorig jaar begraven ligt in de mailbox van iemand die allang vertrokken is.
• Urenbriefjes komen te laat en verkeerd gecodeerd binnen, dus onderhanden werk en realisatie zijn bij de maandafsluiting fictie totdat finance ze heeft rechtgetrokken.
• De bezettingsrapportage loopt achter op de week die ze beschrijft; de ene consultant zit op de bank terwijl de andere omvalt.
• Het CRM blijft leeg omdat adviseurs er niet in willen typen, dus pipelinereviews draaien op anekdotes.
• Declaraties gaan weken na oplevering de deur uit, het werkkapitaal loopt op, en het nabellen van debiteuren komt neer op wie eraan denkt.

Hoe wij helpen

• We verbinden uw PSA, CRM en documentopslag, zodat één agent pipeline, bezetting en uitvoering in samenhang ziet.
• Voorstellen en referentieteksten zijn uitsluitend verankerd in documenten die uw kantoor werkelijk heeft geproduceerd, met bronvermelding.
• Herinneringen over uren, onderhanden werk en pipeline komen binnen in Teams of Slack, waar uw mensen toch al werken — geen nieuw portaal.
• Alles wat naar de klant gaat — voorstellen, declaraties, voortgangsrapportages — gaat eerst naar de opdrachtverantwoordelijke voor akkoord.
• Toegangsrechten op opdrachtniveau volgen uw informatiebarrières, en alles draait op infrastructuur die in de EU wordt gehost.

Systemen waarmee we in deze sector werken

We bouwen rond Kantata, Certinia, Deltek Maconomy of BigTime aan de PSA-kant, Salesforce, HubSpot of Dynamics 365 voor de pipeline, Xero of NetSuite voor finance, en SharePoint voor documenten.

Veelgestelde vragen

Onze opdrachten vallen onder NDA — mag klantmateriaal überhaupt in de buurt van een AI-systeem komen?

Alles draait op infrastructuur die in de EU wordt gehost, onder een verwerkersovereenkomst, en uw documenten worden nooit gebruikt om modellen te trainen. Toegangsrechten volgen uw opdrachtteams, dus materiaal van de ene klant is onzichtbaar voor agents die aan een andere werken — precies de informatiebarrières die u zelf al handhaaft. AVG-conformiteit is het uitgangspunt, geen extraatje.

Wij draaien Kantata en Salesforce, met in beide jarenlang opgebouwde maatwerkvelden. Moeten we iets migreren?

Nee. We bouwen tegen de API's van de systemen die u al draait en respecteren uw bestaande veldstructuren en workflows. Waar de inrichting rommelig is, werken we met die rommel, in plaats van eerst een opschoningsproject te eisen.

Kan het het eigenlijke advies in onze deliverables schrijven?

Nee, en dat zouden we ook niet bouwen. Het oordeel in een aanbeveling, de kwaliteitstoets op een klantdeliverable en beslissingen over tarieven horen bij de partners; die automatiseren zet de naam op de voorkant op het spel. Wij automatiseren het samenstellen, terugvinden en narappelleren rondom dat oordeel, en alles wat naar de klant gaat draagt een menselijke handtekening.

Waar beginnen kantoren zoals het onze meestal?

Met één afgebakende workflow die declarabele uren weglekt: voorstellen samenstellen uit uw referentiebibliotheek, of het najagen van uren en onderhanden werk. Beide raken systemen die u al heeft en zijn klein genoeg om eerlijk te beoordelen voordat u zich aan meer verbindt.

Hoe wij deze sector concreet ondersteunen

• Advies in automatisering — Heldere aanbevelingen, vóór u budget, tijd of verandercapaciteit inzet.
• Business-automatisering — Praktische automatisering, afgestemd op hoe uw bedrijf nu al werkt.
• Softwareontwikkeling — Elke software, elke tool, elk commercieel format — om te bezitten, white label onder uw merk, of gerund als uw product.

Bespreek deze sector: [email protected]