Vastgoed: automatiseringsoplossingen

Wij automatiseren de kantooradministratie die de tijd van makelaars en vastgoedbeheerders opeet: het najagen van huurdersscreeningen, het bewaken van keuringscertificaten, triage van onderhoudsmeldingen, schone portalfeeds en het verkooptraject. Alles draait om het beheersysteem en CRM waarop u al vertrouwt — Reapit, Alto, Street.co.uk of vergelijkbaar — in plaats van het te vervangen.

Toepassingen

• Rappelleert openstaande huurdersreferenties en borgstellingsformulieren en signaleert vastgelopen aanvragen voordat de sleuteloverdracht in gevaar komt
• Bewaakt de vervaldata van CP12-, EICR- en EPC-certificaten en plant opdrachten bij uw onderhoudspartijen in voordat een keuring verloopt
• Triageert binnenkomende reparatieverzoeken met gerichte vragen en stuurt echte spoedgevallen door naar uw storingsdienst
• Controleert uw Rightmove- en Zoopla-feeds elke nacht op verouderd aanbod, ontbrekende EPC's en prijzen die niet met het CRM kloppen
• Zit notarissen en geldverstrekkers achter de broek tijdens het verkooptraject en stuurt verkopers en kopers bij elke mijlpaal een update
• Draait aanmaantrajecten bij huurachterstand op basis van uw huuradministratie en escaleert op het afgesproken moment naar de vastgoedbeheerder
• Koppelt woningzoekenden aan nieuw aanbod, plant bezichtigingen in de agenda's van uw makelaars en vraagt achteraf om terugkoppeling
• Signaleert einddata van huurovereenkomsten en stelt verlengingsvoorwaarden of huurverhogingsstukken (Section 13) op, klaar voor ondertekening

Typische workflow-knelpunten

• Een CP12-herkeuring wordt te laat ingepland, het compliance-overzicht toont een gat, en dat komt precies boven water wanneer de verhuurder — of de huurcommissie — het dossier opvraagt.
• Het verkooptraject loopt vast omdat het najagen van vier notarissen, twee geldverstrekkers en een taxateur op een drukke zaterdag niemands echte taak is.
• De onderhoudsmailbox behandelt een lekkende kraan en een uitgevallen cv-ketel in de winter 's nachts als hetzelfde ongelezen bericht.
• Onder voorbehoud verhuurde woningen staan nog als beschikbaar op Rightmove, prijsverlagingen lopen achter op het CRM, en woningzoekenden bellen over de verkeerde objecten.
• Screening in het luchtledige: de kandidaat denkt dat u het heeft, u denkt dat het screeningsbureau het heeft, en de ingangsdatum schuift ongemerkt op.

Hoe wij helpen

• We koppelen via de API aan uw beheersysteem of CRM — Reapit Foundations, Alto, Street.co.uk en vergelijkbare — zodat er niets wordt overgetypt in een tweede systeem.
• Compliance-agents lezen certificaat- en huurdata uit uw systeem van registratie, zetten opdrachten uit bij onderhoudspartijen en sluiten die pas af zodra het document is gearchiveerd.
• Elke geautomatiseerde herinnering — aan huurder, verhuurder, notaris of screeningsbureau — wordt vastgelegd bij het object, precies waar uw team toch al kijkt.
• Alles wat gevoelig ligt escaleert met dossier en al naar een met naam aangewezen persoon: claims over achterstallig onderhoud, kwetsbare huurders, opzeggingen, geschillen over de waarborgsom.
• De hosting staat in de EU onder een verwerkersovereenkomst, afgestemd op de identiteitsbewijzen, bankgegevens en right-to-rent-gegevens die een kantoor werkelijk beheert.

Systemen waarmee we in deze sector werken

We integreren rond Reapit, Alto, Jupix, Street.co.uk, Dezrez, Fixflo, Goodlord, PayProp en de portalfeeds van Rightmove en Zoopla, plus screeningsbureaus waar die een koppeling aanbieden.

Veelgestelde vragen

Wij bewaren identiteitsbewijzen, bankgegevens en screeningsrapporten van huurders. Waar gaan die gegevens naartoe?

De verwerking draait op infrastructuur die in de EU wordt gehost, onder een verwerkersovereenkomst, en uw gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen. Elke agent leest alleen wat zijn taak nodig heeft — een compliance-controle ziet certificaatdata, geen bankgegevens. Dossiers en audittrails blijven in uw eigen beheersysteem staan, niet in het onze, zodat bewaartermijnen en uw verplichtingen onder de UK GDPR bij u blijven liggen.

Wij doen alles in Reapit — verandert dit de manier waarop het kantoor werkt?

Nee. We bouwen tegen de Foundations-API van Reapit, en tegen de equivalenten van Alto, Street.co.uk en Jupix, zodat uw makelaars in de schermen blijven werken die ze kennen. Geeft een systeem ons ergens geen fatsoenlijke API-toegang, dan zeggen we dat, in plaats van er een fragiele omweg omheen te bouwen.

Kan het opzeggingen uitbrengen of inhoudingen op de waarborgsom bepalen?

Nee, en dat zouden we ook niet bouwen. Ontruimingsaanzeggingen, inhoudingen op de waarborgsom en alles met juridische gevolgen vragen om een menselijk besluit op een correct opgebouwd dossier — de automatisering zorgt dat de certificaten, data en correspondentie klaarliggen, niet dat de trekker wordt overgehaald. Hetzelfde geldt voor huurders die duidelijk in nood zitten: die gesprekken gaan rechtstreeks naar uw team.

Waar beginnen kantoren meestal?

Bij de triage van onderhoudsmeldingen of het bewaken van certificaten, want beide zijn afgebakend en makkelijk te beoordelen: óf spoedgevallen bereikten de juiste vakman en herkeuringen liepen niet meer uit, óf niet. We bakenen de eerste automatisering af op de werklast van één vestiging, bewijzen het daar, en breiden daarna uit naar het verkooptraject en huurachterstanden.

Hoe wij deze sector concreet ondersteunen

• Business-automatisering — Praktische automatisering, afgestemd op hoe uw bedrijf nu al werkt.
• Softwareontwikkeling — Elke software, elke tool, elk commercieel format — om te bezitten, white label onder uw merk, of gerund als uw product.
• Advies in automatisering — Heldere aanbevelingen, vóór u budget, tijd of verandercapaciteit inzet.

Bespreek deze sector: [email protected]