Immobiliare: soluzioni di automazione

Automatizziamo l'amministrazione di agenzia che divora il tempo di agenti e property manager: solleciti sulle verifiche degli inquilini, scadenzario delle certificazioni, triage della manutenzione, igiene dei feed sui portali e avanzamento delle compravendite. Tutto gira attorno al gestionale e al CRM di cui vi fidate già — Reapit, Alto, Street.co.uk o equivalenti — senza sostituirli.

Casi d'uso

• Sollecita le referenze degli inquilini e i moduli del garante ancora mancanti, segnalando le pratiche ferme prima che salti la data di ingresso
• Tiene sotto controllo le scadenze di CP12, EICR ed EPC e prenota gli interventi dei fornitori prima che i certificati decadano
• Fa il triage delle segnalazioni di manutenzione con domande diagnostiche e instrada le vere emergenze al tecnico reperibile fuori orario
• Controlla ogni notte i feed Rightmove e Zoopla alla ricerca di annunci obsoleti, EPC mancanti e prezzi disallineati rispetto al CRM
• Sollecita legali e istituti di credito lungo l'avanzamento della compravendita e aggiorna venditori e acquirenti a ogni passaggio
• Gestisce le sequenze di sollecito sulla morosità partendo dai dati della contabilità clienti, con escalation al property manager allo stadio che avete stabilito
• Abbina i clienti in ricerca ai nuovi incarichi, inserisce le visite nelle agende degli agenti e raccoglie il feedback dopo l'appuntamento
• Segnala le scadenze dei contratti di locazione e prepara le bozze di rinnovo o la documentazione di aumento del canone ex Section 13, pronte per la firma

Problemi tipici nei workflow

• Il rinnovo di un CP12 viene prenotato tardi, il report di conformità mostra un buco e la cosa emerge esattamente quando il proprietario — o un tribunale — chiede il fascicolo.
• La compravendita si arena perché rincorrere quattro legali, due istituti di credito e un perito non è il lavoro di nessuno in un sabato pieno.
• Per la casella della manutenzione un rubinetto che gocciola e una caldaia guasta in pieno inverno sono la stessa email non letta fino al mattino.
• Immobili già opzionati risultano ancora disponibili su Rightmove, i ribassi di prezzo arrivano in ritardo rispetto al CRM e i clienti chiamano per gli immobili sbagliati.
• Limbo delle verifiche: il candidato pensa che i documenti li abbiate voi, voi pensate li abbia la società che esegue i controlli e intanto la data di ingresso slitta.

Come aiutiamo

• Ci colleghiamo al vostro gestionale o CRM tramite le sue API — Reapit Foundations, Alto, Street.co.uk ed equivalenti — così nulla va ricopiato in un secondo sistema.
• Gli agenti dedicati alla conformità leggono le scadenze di certificati e contratti dal vostro sistema di riferimento, aprono gli interventi ai fornitori e li chiudono solo quando il documento è archiviato.
• Ogni sollecito automatico — a inquilino, proprietario, legale o società di verifica — viene registrato sulla scheda dell'immobile, dove il vostro team guarda già.
• Tutto ciò che è delicato passa a una persona identificata, con il fascicolo allegato: richieste di risarcimento per mancate riparazioni, inquilini vulnerabili, intimazioni di rilascio, contestazioni sul deposito cauzionale.
• L'hosting è nell'UE con un accordo sul trattamento dei dati, dimensionato per i documenti d'identità, le coordinate bancarie e i dati right-to-rent che un'agenzia realmente detiene.

Sistemi con cui lavoriamo in questo settore

Ci integriamo con Reapit, Alto, Jupix, Street.co.uk, Dezrez, Fixflo, Goodlord, PayProp e i feed dei portali Rightmove e Zoopla, oltre alle società di referencing che espongono un'interfaccia.

Domande frequenti

Deteniamo documenti d'identità, coordinate bancarie e report di referenze degli inquilini. Dove finiscono questi dati?

Il trattamento avviene su infrastruttura ospitata nell'UE con un accordo sul trattamento dei dati, e i vostri dati non vengono mai usati per addestrare modelli. Ogni agente legge solo ciò che serve al suo compito: un controllo di conformità vede le scadenze dei certificati, non le coordinate bancarie. Archivi e log restano nel vostro gestionale, non nel nostro, così la conservazione resta sotto il vostro controllo e dentro i vostri obblighi UK GDPR.

Facciamo tutto su Reapit: cambierà il modo di lavorare dell'agenzia?

No. Sviluppiamo sulle API Foundations di Reapit, e sugli equivalenti di Alto, Street.co.uk e Jupix, così gli agenti continuano a lavorare nelle schermate che conoscono. Se un sistema non ci dà un accesso API adeguato a qualcosa, ve lo diciamo invece di innestare un aggiramento fragile.

Può notificare intimazioni o decidere le trattenute sul deposito?

No, e non lo costruiremmo. Le intimazioni di rilascio, le trattenute sul deposito cauzionale e tutto ciò che ha conseguenze di legge richiedono la decisione di una persona su un fascicolo preparato correttamente: il compito dell'automazione è avere pronti certificati, date e corrispondenza, non premere il grilletto. Lo stesso vale per gli inquilini in evidente difficoltà: quelle conversazioni vanno dritte al vostro team.

Da dove partono di solito le agenzie?

Dal triage della manutenzione o dallo scadenzario delle certificazioni, perché sono ambiti contenuti e facili da giudicare: o le emergenze hanno raggiunto il tecnico giusto e i rinnovi hanno smesso di slittare, oppure no. Dimensioniamo la prima automazione sul carico di una singola agenzia, la dimostriamo lì e poi la estendiamo all'avanzamento delle compravendite e alla morosità.

Come sosteniamo concretamente questo settore

• Automazione aziendale — Automazione concreta, costruita intorno al modo in cui la vostra azienda lavora già.
• Sviluppo software — Qualsiasi software, qualsiasi strumento, qualsiasi formato commerciale — da possedere, in white label col vostro marchio, o gestito come vostro prodotto.
• Consulenza sull'automazione — Una direzione chiara prima di investire budget, tempo o energie nel cambiamento.

Parliamone insieme: [email protected]