Automatisierungslösungen für Immobilien

Wir automatisieren die Büroarbeit in der Filiale, die Maklern und Objektbetreuern die Zeit frisst: Nachhaken bei Mieterprüfungen, Fristenüberwachung für Prüfbescheinigungen, Vorqualifizierung von Schadensmeldungen, saubere Portal-Feeds und die Kaufabwicklung. Alles läuft rund um die Verwaltungssoftware und das CRM, denen Sie ohnehin vertrauen — Reapit, Alto, Street.co.uk oder Vergleichbares —, statt sie zu ersetzen.

Anwendungsfälle

• Hakt ausstehende Mieterreferenzen und Bürgschaftserklärungen nach und meldet stockende Bewerbungen, bevor der Einzugstermin kippt
• Überwacht die Ablauffristen von CP12, EICR und EPC und beauftragt Handwerker, bevor eine Bescheinigung ungültig wird
• Qualifiziert eingehende Schadensmeldungen mit gezielten Rückfragen vor und leitet echte Notfälle an Ihren Notdienst weiter
• Prüft Ihre Feeds bei Rightmove und Zoopla jede Nacht auf veraltete Inserate, fehlende EPCs und Preisabweichungen gegenüber dem CRM
• Hakt in der Kaufabwicklung bei Kanzleien und finanzierenden Banken nach und informiert Verkäufer wie Käufer über jeden Meilenstein
• Fährt Mahnstrecken bei Mietrückständen auf Basis Ihrer Mietbuchhaltung und eskaliert zur festgelegten Stufe an den Objektbetreuer
• Gleicht Interessenten mit neuen Objektaufträgen ab, trägt Besichtigungen in die Kalender der Makler ein und holt danach Feedback ein
• Meldet auslaufende Mietverhältnisse und bereitet Verlängerungskonditionen oder die Unterlagen für eine Mieterhöhung nach Section 13 zur Freigabe vor

Typische Workflow-Probleme

• Die CP12-Erneuerung wird zu spät beauftragt, im Compliance-Bericht klafft eine Lücke — und sie fällt genau dann auf, wenn der Eigentümer oder ein Gericht die Akte sehen will.
• Die Kaufabwicklung stockt, weil an einem vollen Samstag niemand wirklich dafür zuständig ist, vier Kanzleien, zwei Banken und einem Gutachter hinterherzutelefonieren.
• Im Postfach für Schadensmeldungen sind ein tropfender Wasserhahn und ein Heizungsausfall im Winter über Nacht dieselbe ungelesene E-Mail.
• Bereits reservierte Objekte stehen bei Rightmove noch als verfügbar, Preissenkungen laufen dem CRM hinterher, und Interessenten rufen wegen der falschen Objekte an.
• Schwebezustand bei der Mieterprüfung: Der Interessent glaubt, Sie hätten die Unterlagen, Sie glauben, der Prüfdienstleister habe sie — und der Einzugstermin verschiebt sich klammheimlich.

Wie wir helfen

• Wir binden Ihre Verwaltungssoftware oder Ihr CRM über die API an — Reapit Foundations, Alto, Street.co.uk und Vergleichbares —, damit nichts in ein zweites System abgetippt wird.
• Compliance-Agenten lesen Bescheinigungs- und Vertragsfristen aus Ihrem führenden System, beauftragen Handwerker und schließen den Vorgang erst, wenn das Dokument abgelegt ist.
• Jedes automatisierte Nachfassen — bei Mietern, Eigentümern, Kanzleien oder Prüfdienstleistern — wird am Objektdatensatz protokolliert, dort, wo Ihr Team ohnehin nachsieht.
• Alles Heikle eskaliert mit der kompletten Akte an eine namentlich benannte Person: Mängelansprüche, schutzbedürftige Mieter, Kündigungen, Kautionsstreitigkeiten.
• Gehostet wird in der EU unter Auftragsverarbeitungsvertrag — ausgelegt auf Ausweisdokumente, Bankverbindungen und Right-to-Rent-Nachweise, wie sie ein Maklerbüro tatsächlich vorhält.

Systeme, mit denen wir in dieser Branche arbeiten

Wir integrieren rund um Reapit, Alto, Jupix, Street.co.uk, Dezrez, Fixflo, Goodlord, PayProp sowie die Portal-Feeds von Rightmove und Zoopla — dazu Prüfdienstleister, soweit sie eine Schnittstelle anbieten.

Häufig gestellte Fragen

Wir halten Ausweisdokumente, Bankverbindungen und Bonitätsauskünfte von Mietern. Wo landen diese Daten?

Die Verarbeitung läuft auf Infrastruktur mit Hosting in der EU unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und Ihre Daten werden nie zum Training von Modellen verwendet. Jeder Agent liest nur, was seine Aufgabe erfordert — eine Compliance-Prüfung sieht Bescheinigungsfristen, keine Bankverbindungen. Datensätze und Audit-Logs liegen in Ihrer Verwaltungssoftware, nicht bei uns, sodass Aufbewahrung und Ihre Pflichten nach UK-DSGVO in Ihrer Hand bleiben.

Bei uns läuft alles über Reapit — ändert sich dadurch die Arbeitsweise in der Filiale?

Nein. Wir entwickeln gegen die Foundations-API von Reapit und die Entsprechungen bei Alto, Street.co.uk und Jupix, sodass Ihre Makler in den Masken bleiben, die sie kennen. Wenn ein System uns keinen ordentlichen API-Zugang zu etwas gibt, sagen wir das offen, statt einen fragilen Workaround anzuflanschen.

Kann das System Kündigungen zustellen oder über Kautionseinbehalte entscheiden?

Nein, und wir würden das auch nicht bauen. Kündigungen, Kautionseinbehalte und alles andere mit gesetzlicher Konsequenz brauchen eine menschliche Entscheidung auf Basis einer korrekt vorbereiteten Akte — Aufgabe der Automatisierung ist es, Bescheinigungen, Fristen und Schriftverkehr bereitzulegen, nicht abzudrücken. Dasselbe gilt für Mieter in erkennbarer Notlage: Diese Gespräche gehen direkt an Ihr Team.

Womit starten Maklerbüros üblicherweise?

Mit der Vorqualifizierung von Schadensmeldungen oder der Fristenüberwachung, weil beides klar abgegrenzt und leicht zu beurteilen ist: Entweder haben Notfälle den richtigen Handwerker erreicht und Bescheinigungen laufen nicht mehr aus — oder eben nicht. Wir schneiden die erste Automatisierung auf das Arbeitsaufkommen einer Filiale zu, weisen sie dort nach und erweitern dann auf Kaufabwicklung und Mietrückstände.

Passende Wege, wie wir diese Branche unterstützen

• Business-Automatisierung — Praxistaugliche Automatisierung, die sich an Ihre tatsächlichen Abläufe anpasst.
• Softwareentwicklung — Jede Software, jedes Tool, jedes kommerzielle Format — als Eigentum entwickelt, als White-Label unter Ihrer Marke oder als Ihr Produkt von uns betrieben.
• Automatisierungsberatung — Klare Empfehlungen, bevor Sie Budget, Zeit oder Veränderungsenergie investieren.

Diese Branche besprechen: [email protected]