Wie gehen Sie mit vertraulichen, dem Mandatsgeheimnis unterliegenden Mandatsdaten um?

Mandantendaten bleiben auf EU-Infrastruktur unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag und werden nie zum Training von Modellen verwendet; Agenten erben Ihre DMS-Berechtigungen — ein Mandat hinter einer Informationsbarriere ist für sie unsichtbar. Ihre Verschwiegenheitspflichten nach dem SRA Code sind die Vorgabe, auf die wir hin konstruieren, und das geben wir Ihrem COLP schriftlich.

Funktioniert das mit unserem Setup aus iManage und Elite 3E?

Ja — wir bauen gegen die unterstützten APIs von iManage, NetDocuments, 3E, Aderant und Intapp, statt Bildschirme abzugreifen, und respektieren Ihre Sicherheitsgruppen und Chinese Walls. Wo ein System keine brauchbare API hat, sagen wir das vorab und konstruieren drumherum. Nichts wird herausgerissen oder ersetzt.

Was sollte eine Kanzlei nicht automatisieren?

Die juristische Beurteilung. Wir automatisieren weder Beratung noch Vergleichspositionen, weder die Frage, ob ein Konflikt verzichtsfähig ist, noch die Abgabe von Verpflichtungserklärungen oder irgendetwas, das einer vorbehaltenen Rechtsdienstleistung nahekommt — Agenten bereiten vor, prüfen und fassen nach, entschieden und unterschrieben wird vom Anwalt. Kann ein Ergebnis seine Quelle in der Mandatsakte nicht benennen, geht es nicht an den Mandanten.

Wo starten Kanzleien üblicherweise?

An einer abgegrenzten Stelle mit klarem Verantwortlichen und spürbarem Schmerz: Mandatsanlage und Konfliktprüfung, die Vorprüfung von E-Bills oder das Nachfassen bei CDD-Aktualisierungen. Wir nehmen den Prozess mit Ihrem Risk-Team auf, führen ihn zuerst in einer Praxisgruppe ein und weiten ihn Mandatsart für Mandatsart aus, sobald dem Audit-Trail vertraut wird.

Automatisierungslösungen für Recht

Was eine Wirtschaftskanzlei ausbremst, ist meist keine juristische Arbeit — es sind Mandatsanlage, Konflikt- und CDD-Prüfungen, Zeiterfassung, Nacharbeit im E-Billing und der Aktenschluss. Wir bauen Automatisierungen, die in Ihrem bestehenden DMS und Kanzleimanagementsystem sitzen, Ihre Informationsbarrieren übernehmen und alles, was nach Beurteilung aussieht, an den Berufsträger zurückgeben. Verschwiegenheit und Mandatsgeheimnis sind hier Konstruktionsvorgaben, kein Nachgedanke.

Anwendungsfälle

Führt bei der Mandatsanlage Konflikt- und CDD-Prüfungen durch und stellt die Ergebnisse aus Companies House und Sanktionslisten für Ihr Risk-Team zusammen
Entwirft Mandatsvereinbarungen und Regelungen zum Leistungsumfang aus Ihren Mustern und legt sie dem Partner zur Freigabe vor, bevor etwas das Haus verlässt
Verwandelt Kalender-, E-Mail- und Dokumentaktivität in vorgeschlagene Leistungsbeschreibungen, die Berufsträger nur noch bestätigen statt tippen
Prüft E-Bills vorab gegen die Outside Counsel Guidelines des jeweiligen Mandanten und markiert Block Billing und falsche UTBMS-Codes
Legt eingehende E-Mails und Anhänge im richtigen iManage- oder NetDocuments-Workspace ab, mit einheitlicher Verschlagwortung
Überwacht Verpflichtungserklärungen, Schlüsseltermine und Verjährungsfristen über alle Mandate hinweg und erinnert den Berufsträger, bevor etwas abläuft
Überwacht CDD-Aktualisierungen und Nachweise zur Mittelherkunft, fasst bei Mandanten nach und hält Ihr AML-Register aktuell
Erledigt den Aktenschluss: bestätigt, dass Verpflichtungserklärungen erfüllt und Rechnungen ausgeglichen sind, und archiviert nach Ihren Aufbewahrungsfristen

Typische Workflow-Probleme

Die Mandatsanlage dauert Tage, weil Konfliktprüfung, Mandantenprüfung und Mandatsbedingungen per E-Mail zwischen Risk, Finanzen und Berufsträger hin und her kriechen.
Berufsträger rekonstruieren ihre Woche am Freitagnachmittag — und die vagesten Leistungsbeschreibungen werden bei der Abrechnung abgeschrieben.
E-Bills prallen an den Outside Counsel Guidelines ab, wegen Block Billing oder falscher Task-Codes, und die Kapitalbindung wächst.
Die halbe Mandatsakte liegt in persönlichen Outlook-Ordnern, sodass der DMS-Bestand unvollständig ist, sobald jemand die Kanzlei verlässt.
Verpflichtungserklärungen, Verjährungsfristen und CDD-Aktualisierungen stehen in Excel-Listen, für die sich niemand zuständig fühlt — bis die SRA oder Ihr Berufshaftpflichtversicherer fragt.

Wie wir helfen

Wir integrieren über die APIs Ihres DMS und Ihres Kanzleimanagementsystems und übernehmen mandatsbezogene Berechtigungen und Chinese Walls, statt Dateien in ein weiteres Silo zu kopieren.
Entwürfe stützen sich ausschließlich auf Ihre eigenen Muster, Playbooks und Ihren Hausstil, und jede übernommene Angabe verweist zurück auf das Quelldokument in der Akte.
Prüfungen laufen gegen belastbare Quellen — Companies House, Sanktionslisten, Ihre Konfliktdatenbank — nie gegen das Gedächtnis eines Modells.
Beurteilungsfragen gehen an Menschen: ein Konflikt, der einen Verzicht braucht, eine ungewöhnliche Mittelherkunft oder eine Änderung des Leistungsumfangs landet beim zuständigen Partner, samt Belegen.
Jede Agentenaktion wird je Mandat protokolliert — ein sauberer Audit-Trail für Ihren COLP und Ihren Berufshaftpflichtversicherer, auf EU-Infrastruktur und unter Auftragsverarbeitungsvertrag.

Systeme, mit denen wir in dieser Branche arbeiten

Wir bauen auf dem Stack auf, den Wirtschaftskanzleien ohnehin betreiben: iManage, NetDocuments, Elite 3E, Aderant Expert, Intapp, BigHand, Relativity, DocuSign, LEAP und Clio.

Häufig gestellte Fragen

Wie gehen Sie mit vertraulichen, dem Mandatsgeheimnis unterliegenden Mandatsdaten um?: Mandantendaten bleiben auf EU-Infrastruktur unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag und werden nie zum Training von Modellen verwendet; Agenten erben Ihre DMS-Berechtigungen — ein Mandat hinter einer Informationsbarriere ist für sie unsichtbar. Ihre Verschwiegenheitspflichten nach dem SRA Code sind die Vorgabe, auf die wir hin konstruieren, und das geben wir Ihrem COLP schriftlich.
Funktioniert das mit unserem Setup aus iManage und Elite 3E?: Ja — wir bauen gegen die unterstützten APIs von iManage, NetDocuments, 3E, Aderant und Intapp, statt Bildschirme abzugreifen, und respektieren Ihre Sicherheitsgruppen und Chinese Walls. Wo ein System keine brauchbare API hat, sagen wir das vorab und konstruieren drumherum. Nichts wird herausgerissen oder ersetzt.
Was sollte eine Kanzlei nicht automatisieren?: Die juristische Beurteilung. Wir automatisieren weder Beratung noch Vergleichspositionen, weder die Frage, ob ein Konflikt verzichtsfähig ist, noch die Abgabe von Verpflichtungserklärungen oder irgendetwas, das einer vorbehaltenen Rechtsdienstleistung nahekommt — Agenten bereiten vor, prüfen und fassen nach, entschieden und unterschrieben wird vom Anwalt. Kann ein Ergebnis seine Quelle in der Mandatsakte nicht benennen, geht es nicht an den Mandanten.
Wo starten Kanzleien üblicherweise?: An einer abgegrenzten Stelle mit klarem Verantwortlichen und spürbarem Schmerz: Mandatsanlage und Konfliktprüfung, die Vorprüfung von E-Bills oder das Nachfassen bei CDD-Aktualisierungen. Wir nehmen den Prozess mit Ihrem Risk-Team auf, führen ihn zuerst in einer Praxisgruppe ein und weiten ihn Mandatsart für Mandatsart aus, sobald dem Audit-Trail vertraut wird.

Passende Wege, wie wir diese Branche unterstützen

KI-Automatisierungen — Setzen Sie KI dort ein, wo sie Durchsatz, Qualität und Entscheidungen messbar verbessert.
Prozess-Audits — Finden Sie heraus, wo Zeit, Genauigkeit und Geld verloren gehen — bevor Sie etwas bauen.
Automatisierungsberatung — Klare Empfehlungen, bevor Sie Budget, Zeit oder Veränderungsenergie investieren.

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