Juridique : solutions d'automatisation

Ce qui ralentit un cabinet d'affaires n'est presque jamais le travail juridique : c'est l'ouverture de dossier, les conflits d'intérêts et les diligences de vigilance client, la saisie des temps, les reprises d'e-billing et la clôture des dossiers. Nous construisons des automatisations qui vivent dans votre DMS et votre logiciel de gestion de cabinet, héritent de vos cloisonnements, et rendent à l'avocat tout ce qui relève du jugement. Ici, le secret professionnel et la confidentialité sont des contraintes de conception, pas une réflexion après coup.

Cas d'usage

• Effectue les contrôles de conflits et de vigilance client à l'ouverture du dossier, et compile pour votre équipe risques les résultats Companies House et listes de sanctions
• Rédige les lettres de mission et les périmètres d'intervention à partir de vos modèles, soumis à la signature de l'associé avant tout envoi
• Transforme l'activité agenda, e-mails et documents en libellés de temps que les avocats confirment au lieu de les saisir
• Précontrôle les factures électroniques au regard des outside counsel guidelines de chaque client, en signalant le block billing et les codes UTBMS erronés
• Classe les e-mails et pièces jointes entrants dans le bon espace iManage ou NetDocuments, avec un profilage homogène
• Suit les engagements pris, les échéances clés et les délais de prescription sur l'ensemble des dossiers, et relance l'avocat avant qu'un délai n'expire
• Surveille les actualisations de vigilance et les justificatifs d'origine des fonds, relance les clients et tient votre registre AML à jour
• Pilote la clôture des dossiers : vérifie que les engagements sont levés et les factures réglées, puis archive selon votre politique de conservation

Frictions de workflow courantes

• L'ouverture d'un dossier prend des jours parce que conflits, vigilance client et lettre de mission circulent par e-mail entre les risques, la finance et l'avocat.
• Les avocats reconstituent leur semaine le vendredi après-midi, et les libellés les plus vagues sont passés en perte au moment de facturer.
• Les factures électroniques sont rejetées pour block billing ou codes tâches erronés, et l'encours client s'alourdit.
• La moitié du dossier vit dans des dossiers Outlook personnels : quand quelqu'un part, l'enregistrement du DMS est incomplet.
• Engagements, délais de prescription et actualisations de vigilance dorment dans des tableurs sans propriétaire, jusqu'à ce que la SRA ou votre assureur les réclame.

Comment nous aidons

• Nous nous intégrons via les API de votre DMS et de votre logiciel de gestion de cabinet, en héritant des permissions par dossier et des murailles de Chine plutôt qu'en recopiant les fichiers dans un silo de plus.
• La rédaction s'appuie exclusivement sur vos modèles, vos playbooks et votre style maison, chaque élément extrait renvoyant au document source dans le dossier.
• Les vérifications interrogent des sources faisant foi — Companies House, listes de sanctions, votre base de conflits — jamais la mémoire du modèle.
• Les arbitrages reviennent aux personnes : un conflit à lever, une origine des fonds inhabituelle ou une évolution de périmètre arrive chez le bon associé, pièces à l'appui.
• Chaque action d'agent est journalisée par dossier, ce qui donne à votre COLP et à votre assureur RC professionnelle une piste d'audit propre, sur infrastructure européenne sous DPA.

Systèmes avec lesquels nous travaillons dans ce secteur

Nous construisons autour de la pile que les cabinets d'affaires utilisent déjà : iManage, NetDocuments, Elite 3E, Aderant Expert, Intapp, BigHand, Relativity, DocuSign, LEAP et Clio.

Questions fréquentes

Comment traitez-vous les données de dossiers couvertes par le secret professionnel ?

Les données clients restent sur une infrastructure européenne sous DPA et ne servent jamais à entraîner des modèles, et les agents héritent des permissions de votre DMS : un dossier placé derrière une muraille de Chine leur est invisible. Vos obligations de confidentialité au titre du SRA Code sont la contrainte à laquelle nous concevons, et nous le mettons par écrit pour votre COLP.

Est-ce que cela fonctionnera avec notre configuration iManage et Elite 3E ?

Oui — nous développons sur les API supportées d'iManage, NetDocuments, 3E, Aderant et Intapp plutôt que par capture d'écran, et nous respectons vos groupes de sécurité et vos cloisonnements. Quand un système n'offre pas d'API exploitable, nous le disons d'emblée et concevons autour. Rien n'est arraché ni remplacé.

Qu'est-ce qu'un cabinet ne devrait pas automatiser ?

Le jugement juridique. Nous n'automatisons ni le conseil, ni la position à adopter dans une négociation transactionnelle, ni la question de savoir si un conflit est levable, ni la prise d'engagements professionnels, ni quoi que ce soit qui approche un acte réservé à la profession : les agents préparent, contrôlent et relancent, l'avocat décide et signe. Si un résultat ne peut pas citer sa source dans le dossier, il ne part pas chez le client.

Par où les cabinets commencent-ils en général ?

Par un périmètre restreint, avec un responsable évident et une douleur mesurable : l'ouverture de dossier et les conflits, le précontrôle des factures électroniques, ou la relance des actualisations de vigilance. Nous cartographions le processus avec votre équipe risques, déployons d'abord sur un département, puis élargissons type de dossier par type de dossier une fois la piste d'audit adoptée.

Comment nous soutenons concrètement ce secteur

• Automatisations IA — Utilisez l'IA là où elle améliore réellement débit, qualité et prise de décision.
• Audits de processus — Identifiez où temps, précision et argent se perdent — avant de construire quoi que ce soit.
• Conseil en automatisation — Des recommandations claires avant d'engager budget, temps ou énergie de changement.

Échanger sur ce secteur: [email protected]