Immobilier : solutions d'automatisation

Nous automatisons l'administratif d'agence qui dévore le temps des négociateurs et des gestionnaires locatifs : relance des dossiers locataires, suivi des certificats obligatoires, qualification des demandes d'intervention, qualité des flux vers les portails et suivi des ventes jusqu'à la signature. Tout s'appuie sur le logiciel de gestion et le CRM auxquels vous faites déjà confiance — Reapit, Alto, Street.co.uk ou équivalent — plutôt que de les remplacer.

Cas d'usage

• Relance les vérifications de dossier locataire et les formulaires de garant manquants, et signale les dossiers bloqués avant que la date d'entrée dans les lieux ne dérape
• Suit les dates d'expiration des CP12, EICR et EPC et missionne les prestataires avant que les certificats ne tombent
• Qualifie les demandes d'intervention entrantes par un questionnaire de diagnostic et oriente les vraies urgences vers votre prestataire d'astreinte
• Contrôle chaque nuit vos flux Rightmove et Zoopla : annonces obsolètes, EPC manquants, écarts de prix avec le CRM
• Relance les cabinets juridiques et les organismes prêteurs tout au long du dossier de vente, et informe vendeurs et acquéreurs à chaque étape
• Déroule les séquences de relance d'impayés de loyer à partir de votre comptabilité mandant, et remonte au gestionnaire à l'étape que vous avez fixée
• Rapproche les candidats des nouveaux mandats, place les visites dans l'agenda des négociateurs et envoie les demandes de retour après visite
• Signale les échéances de bail et prépare, pour validation, les conditions de renouvellement ou les documents de révision de loyer au titre de la Section 13

Frictions de workflow courantes

• Un renouvellement de CP12 est programmé trop tard, le rapport de conformité laisse apparaître un trou, et cela ressort précisément quand le propriétaire — ou un tribunal — réclame le dossier.
• Le dossier de vente s'enlise parce que relancer quatre cabinets juridiques, deux prêteurs et un expert n'est vraiment le travail de personne un samedi chargé.
• Pendant la nuit, la boîte des demandes d'intervention traite un robinet qui goutte et une panne de chaudière en plein hiver comme le même e-mail non lu.
• Des biens déjà loués sous réserve s'affichent encore comme disponibles sur Rightmove, les baisses de prix tardent à suivre celles du CRM, et les candidats appellent pour de mauvais biens.
• Le dossier locataire reste dans les limbes : le candidat pense que vous l'avez, vous pensez que le prestataire de vérification l'a, et la date d'entrée glisse sans bruit.

Comment nous aidons

• Nous nous connectons à votre logiciel de gestion ou à votre CRM via son API — Reapit Foundations, Alto, Street.co.uk et équivalents — pour que rien ne soit ressaisi dans un second outil.
• Les agents conformité lisent les dates de certificats et de baux dans votre système de référence, ouvrent les interventions prestataires et ne les clôturent qu'une fois le document classé.
• Chaque relance automatisée — locataire, propriétaire, cabinet juridique, prestataire de vérification — est tracée sur la fiche du bien, là où votre équipe regarde déjà.
• Tout sujet sensible remonte à une personne identifiée, dossier joint : recours pour défaut d'entretien, locataires en situation de fragilité, congés, litiges de dépôt de garantie.
• L'hébergement est européen, encadré par un contrat de sous-traitance, calibré pour les pièces d'identité, les coordonnées bancaires et les données right-to-rent que détient réellement une agence.

Systèmes avec lesquels nous travaillons dans ce secteur

Nous nous intégrons à Reapit, Alto, Jupix, Street.co.uk, Dezrez, Fixflo, Goodlord, PayProp et aux flux des portails Rightmove et Zoopla, ainsi qu'aux prestataires de vérification lorsqu'ils exposent une interface.

Questions fréquentes

Nous détenons les pièces d'identité, les coordonnées bancaires et les rapports de vérification de nos locataires. Où vont ces données ?

Les traitements s'exécutent sur une infrastructure hébergée dans l'UE, encadrée par un contrat de sous-traitance, et vos données ne servent jamais à entraîner de modèles. Chaque agent ne lit que ce dont sa tâche a besoin : un contrôle de conformité voit des dates de certificats, pas des coordonnées bancaires. Les enregistrements et les journaux d'audit vivent dans votre logiciel de gestion, pas chez nous : la conservation reste sous votre contrôle, et sous vos obligations au titre du RGPD britannique.

Nous faisons tout passer par Reapit : cela va-t-il changer le fonctionnement de l'agence ?

Non. Nous développons sur l'API Foundations de Reapit, et sur les équivalents d'Alto, Street.co.uk et Jupix : vos négociateurs continuent de travailler dans les écrans qu'ils connaissent. Si un système ne nous donne pas un accès API correct à une donnée, nous vous le disons plutôt que de bricoler un contournement fragile.

Peut-il délivrer des congés ou décider des retenues sur dépôt de garantie ?

Non, et nous ne le construirions pas. Les congés, les retenues sur dépôt de garantie et tout ce qui emporte des conséquences juridiques exigent une décision humaine sur un dossier correctement préparé : le rôle de l'automatisation est d'avoir les certificats, les dates et les échanges prêts, pas d'appuyer sur la détente. Il en va de même pour un locataire manifestement en détresse : ces conversations partent directement vers votre équipe.

Par où commencent généralement les agences ?

Par la qualification des demandes d'intervention ou le suivi de conformité : deux périmètres contenus et faciles à juger. Soit les urgences ont atteint le bon prestataire et les renouvellements de certificats ont cessé de glisser, soit non. Nous cadrons la première automatisation sur la charge de travail d'une seule agence, nous la prouvons là, puis nous étendons au suivi des ventes et aux impayés.

Comment nous soutenons concrètement ce secteur

• Automatisation métier — Une automatisation concrète, alignée sur la façon dont votre entreprise fonctionne déjà.
• Développement logiciel — N'importe quel logiciel, n'importe quel outil, n'importe quel format commercial — à posséder, en marque blanche sous votre nom, ou exploité comme votre produit.
• Conseil en automatisation — Des recommandations claires avant d'engager budget, temps ou énergie de changement.

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