Inmobiliaria: soluciones de automatización
Automatizamos la administración de oficina que se come el tiempo de agentes y gestores de alquiler: reclamar informes de solvencia, controlar los certificados obligatorios, triar el mantenimiento, mantener limpios los feeds de los portales y empujar la venta hasta la firma. Todo funciona alrededor del PMS y el CRM en los que ya confías —Reapit, Alto, Street.co.uk o similares—, sin sustituirlos.
Casos de uso
- Reclama los informes de solvencia y los formularios del avalista pendientes, y avisa de las solicitudes atascadas antes de que se retrase la fecha de entrada
- Controla las fechas de caducidad de CP12, EICR y EPC y encarga el trabajo al gremio antes de que un certificado venza
- Tría las incidencias de mantenimiento que entran con preguntas de diagnóstico y manda las urgencias reales al servicio de guardia
- Audita cada noche tus feeds de Rightmove y Zoopla en busca de anuncios caducados, EPC que faltan y precios que no cuadran con el CRM
- Persigue a abogados y entidades financieras durante la tramitación de la venta, e informa a vendedores y compradores de cada hito
- Ejecuta las secuencias de impago de renta a partir de tu contabilidad de clientes y escala al gestor de la propiedad en la fase que hayas fijado
- Cruza a los interesados con los nuevos encargos, mete las visitas en la agenda de los agentes y pide feedback después
- Avisa de los vencimientos de contrato y prepara las condiciones de renovación o la documentación de subida de renta por la Section 13 para su firma
Problemas habituales en los flujos de trabajo
- La renovación del CP12 se agenda tarde, el informe de cumplimiento muestra un hueco y aparece justo cuando el propietario —o un tribunal— pide el expediente.
- La venta se encalla porque perseguir a cuatro abogados, dos entidades y un tasador no es el trabajo de nadie en un sábado con la oficina llena.
- Para el buzón de mantenimiento, un grifo que gotea y una caldera rota en pleno invierno son el mismo correo sin leer hasta la mañana siguiente.
- Los inmuebles ya reservados siguen apareciendo como disponibles en Rightmove, las bajadas de precio van por detrás del CRM y los interesados llaman por propiedades que no tocan.
- El limbo de la solvencia: el solicitante cree que lo tienes tú, tú crees que lo tiene la empresa de informes y la fecha de entrada se va retrasando sin que nadie lo diga.
Cómo ayudamos
- Nos conectamos a tu PMS o CRM por su API —Reapit Foundations, Alto, Street.co.uk y equivalentes—, así que nada se vuelve a teclear en un segundo sistema.
- Los agentes de cumplimiento leen las fechas de certificados y de contrato desde tu sistema de referencia, abren el parte al gremio y solo lo cierran cuando el documento está archivado.
- Cada reclamación automática —al inquilino, al propietario, al abogado, a la empresa de informes— queda registrada en la ficha del inmueble, donde tu equipo ya mira.
- Todo lo sensible escala a una persona concreta con el expediente adjunto: reclamaciones por mal estado de la vivienda, inquilinos vulnerables, notificaciones, disputas por la fianza.
- El alojamiento está en la UE bajo un acuerdo de encargo del tratamiento, dimensionado para los documentos de identidad, los datos bancarios y la información de right-to-rent que una agencia maneja de verdad.
Sistemas con los que trabajamos en este sector
Nos integramos con Reapit, Alto, Jupix, Street.co.uk, Dezrez, Fixflo, Goodlord, PayProp y los feeds de los portales Rightmove y Zoopla, además de las empresas de informes de solvencia que expongan una interfaz.
Preguntas frecuentes
- Guardamos documentos de identidad de los inquilinos, datos bancarios e informes de solvencia. ¿Dónde acaban esos datos?
- El tratamiento corre sobre infraestructura alojada en la UE bajo un acuerdo de encargo del tratamiento, y tus datos nunca se usan para entrenar modelos. Cada agente lee solo lo que su tarea necesita: una comprobación de cumplimiento ve fechas de certificados, no cuentas bancarias. Los registros y los logs de auditoría viven en tu PMS, no en el nuestro, así que la conservación sigue bajo tu control y bajo tus obligaciones con el RGPD del Reino Unido.
- Lo llevamos todo con Reapit. ¿Esto cambia la forma de trabajar de la oficina?
- No. Construimos contra la API Foundations de Reapit, y contra las equivalentes de Alto, Street.co.uk y Jupix, así que los agentes siguen trabajando en las pantallas que conocen. Si un sistema no nos da un acceso decente por API a algo, te lo decimos en lugar de montarte un apaño frágil.
- ¿Puede emitir notificaciones legales o decidir descuentos de la fianza?
- No, y tampoco lo construiríamos. Las notificaciones de recuperación de la vivienda, los descuentos de fianza y cualquier otra cosa con consecuencia legal necesitan una decisión humana sobre un expediente bien preparado: el trabajo de la automatización es tener listos los certificados, las fechas y la correspondencia, no apretar el gatillo. Lo mismo vale con un inquilino que está claramente pasándolo mal: esas conversaciones van directas a tu equipo.
- ¿Por dónde suelen empezar las agencias?
- Por el triaje de mantenimiento o el control de certificados, porque son procesos contenidos y fáciles de juzgar: o las urgencias llegaron al gremio correcto y las renovaciones dejaron de retrasarse, o no. Dimensionamos la primera automatización con la carga de trabajo de una sola oficina, la demostramos ahí y luego la extendemos a la tramitación de ventas y a los impagos.
Cómo apoyamos a este sector en concreto
- Automatización empresarial — Automatización práctica, alineada con la forma en la que tu empresa ya trabaja.
- Desarrollo de software — Cualquier software, cualquier herramienta, cualquier formato comercial — para poseer, en marca blanca con tu nombre, u operado como tu producto.
- Consultoría en automatización — Recomendaciones claras antes de comprometer presupuesto, tiempo o energía de cambio.
Hablemos de este sector: [email protected]