Educación: soluciones de automatización

Automatizamos la primera línea administrativa de colegios, centros de FP y proveedores de formación: atención de consultas, embudo de admisiones, seguimiento de matrículas y mantenimiento del MIS, con la protección del menor como límite infranqueable y no como añadido de última hora. Tu MIS sigue siendo la única fuente de verdad; a tu equipo le quitamos el volver a teclear los mismos datos y el ir detrás de todo el mundo.

Casos de uso

• Responde a cualquier hora las consultas sobre folleto informativo, precios y requisitos de acceso, y reserva directamente la visita en la jornada de puertas abiertas
• Reclama las solicitudes incompletas —cartas de referencia, expedientes, documento de identidad— antes de que se escapen sin ruido los plazos de admisión
• Registra automáticamente en iSAMS, Arbor o tu CRM de admisiones cada consulta, cada visita y cada contacto de la solicitud
• Acompaña a los admitidos por la lista de documentos de matrícula y señala a tu equipo de admisiones quién se ha quedado parado
• Valida los campos del ILR antes de que se cierre la ventana de envío, para que las justificaciones de financiación del centro no se rechacen
• Publica de una sola pasada los cambios de horario y de aula desde tu sistema de horarios a alumnos, familias y personal
• Reclama en OneFile o Aptem las horas de formación fuera del puesto de trabajo y las evidencias de seguimiento pendientes antes de la puerta de entrada al EPA
• Envía el seguimiento de las faltas del primer día a partir de los registros de asistencia del MIS y deriva a una persona cualquier asunto de bienestar del alumno

Problemas habituales en los flujos de trabajo

• Las consultas llegan de madrugada y en fin de semana; cuando contestas el lunes, la familia ya ha visitado otros dos colegios.
• El embudo de admisiones está repartido entre un buzón, una hoja de cálculo y el MIS, así que nadie sabe decir qué plazas ofrecidas se han quedado en el aire.
• Teclear los mismos datos en el formulario de solicitud, en el MIS y en administración genera los descuadres que salen a la luz cuando toca el census o el ILR.
• Las jornadas de puertas abiertas dejan un montón de contactos interesados que reciben un correo masivo y ningún seguimiento estructurado.
• Secretaría responde una y otra vez, todo el curso, las mismas preguntas sobre precios, calendario, uniforme y requisitos de acceso.

Cómo ayudamos

• Nos integramos con tu MIS por sus APIs publicadas —iSAMS, Arbor, Bromcom, SIMS—, así que el expediente del alumno sigue siendo el canónico.
• Los asistentes de consultas responden solo desde tu folleto informativo, tus tarifas y tus normativas: jamás se inventan un requisito de acceso.
• La protección del menor es un límite infranqueable: todo lo que roce el bienestar del alumno va directo a tu DSL y nunca lo contesta una automatización.
• Cada mensaje automático y cada cambio en el expediente queda registrado, con un rastro de evidencias que puedes enseñar en una inspección de Ofsted o del ISI.
• Las reglas de escalado las pones tú: quejas, consultas sobre necesidades educativas especiales (SEND), familias angustiadas y cualquier ambigüedad van a una persona concreta con el contexto delante.

Sistemas con los que trabajamos en este sector

Construimos sobre las plataformas que los centros educativos ya utilizan: iSAMS, Arbor, Bromcom, ESS SIMS, OpenApply, Admissions+, Tribal ebs, ProSolution, OneFile y Moodle.

Preguntas frecuentes

Manejamos datos de menores. ¿Cómo encaja esto con el RGPD del Reino Unido y con KCSIE?

Los datos de menores reciben el listón más alto que les fija el RGPD del Reino Unido: alojamiento en la UE, acuerdos de encargo del tratamiento, minimización de datos y ningún entrenamiento de modelos con tus registros. Diseñamos los flujos para que el contenido de protección del menor nunca pase por una automatización: las preocupaciones van a tu DSL y se quedan en CPOMS o MyConcern, no en nuestros sistemas. Te acompañamos en la DPIA antes de que nada entre en producción.

¿Podéis trabajar con SIMS, iSAMS o Arbor sin alterarlos?

Sí: conectamos por la API publicada del MIS o por sus vías de integración de partners, y el MIS sigue siendo el sistema canónico. Cuando el parque es más antiguo, como algunas instalaciones de SIMS en local, trabajamos con exportaciones programadas en lugar de forzar una actualización. Plataformas de admisiones como OpenApply y Admissions+ se conectan igual.

¿Qué no debería automatizarse nunca en un colegio o un centro de FP?

El criterio de protección del menor, sin matices: las revelaciones, las preocupaciones de bienestar y todo lo que deba valorar un DSL nuestros sistemas los detectan y los encaminan, pero nunca los responden. Lo mismo vale para las decisiones sobre necesidades educativas especiales, la conducta y las expulsiones, y las cartas de referencia. Automatizamos el seguimiento y la administración alrededor de esos procesos, no el juicio profesional que hay dentro.

¿Por dónde suelen empezar los centros?

Por el embudo de admisiones: respuesta a consultas fuera de horario y seguimiento de solicitudes, porque se mide, es cíclico y queda lejos del riesgo de protección del menor. En un solo ciclo de admisión ves si se han movido los tiempos de respuesta y las tasas de solicitudes completadas. El seguimiento de matrículas y la higiene de datos del MIS suelen venir después de forma natural.

Cómo apoyamos a este sector en concreto

• Automatización empresarial — Automatización práctica, alineada con la forma en la que tu empresa ya trabaja.
• Auditorías de procesos — Detecta dónde se pierden tiempo, precisión y dinero antes de construir nada.
• Desarrollo de software — Cualquier software, cualquier herramienta, cualquier formato comercial — para poseer, en marca blanca con tu nombre, u operado como tu producto.

Hablemos de este sector: [email protected]