Onderwijs: automatiseringsoplossingen

Wij automatiseren de frontoffice van scholen, mbo-instellingen en opleiders — vragen beantwoorden, de aanmeldtrechter, inschrijvingen opvolgen en het schoonhouden van het leerlingadministratiesysteem (MIS) — met leerlingveiligheid als harde grens, niet als bijzaak. Uw MIS blijft de enige bron van waarheid; wij halen het overtypen en het narappelleren bij uw team weg.

Toepassingen

• Beantwoordt op elk uur van de dag vragen over de schoolgids, het lesgeld en de toelatingseisen, en plant meteen een bezoek aan de open dag in
• Rappelleert onvolledige aanmeldingen — ontbrekende referenties, cijferlijsten, identiteitsbewijzen — voordat aanmelddeadlines ongemerkt verstrijken
• Legt elke vraag, elk bezoek en elk aanmeldcontact automatisch vast in iSAMS, Arbor of uw aanmeld-CRM
• Loodst toegelaten kandidaten door de documentenchecklist voor inschrijving en meldt vastgelopen aanmelders bij uw toelatingsteam
• Valideert ILR-velden voordat het aanleveringsvenster sluit, zodat bekostigingsaanleveringen niet worden afgekeurd
• Verspreidt rooster- en lokaalwijzigingen uit uw roosterprogramma in één beweging onder leerlingen, ouders en medewerkers
• Rappelleert achterstallige off-the-job-uren en voortgangsbewijzen in OneFile of Aptem, vóór de EPA-gateway
• Verstuurt verzuimopvolging op de eerste dag vanuit de presentieregistratie in het MIS, en stuurt alles wat met welzijn te maken heeft rechtstreeks naar een mens

Typische workflow-knelpunten

• Vragen komen 's nachts en in het weekend binnen; tegen de tijd dat u maandag antwoordt, heeft het gezin al twee andere scholen bekeken.
• De aanmeldtrechter ligt verspreid over een mailbox, een spreadsheet en het MIS, dus niemand kan zeggen welke plaatsingsaanbiedingen zijn blijven hangen.
• Het overtypen tussen aanmeldformulieren, het MIS en de financiële administratie levert precies de verschillen op die bij de teldatum of de ILR-aanlevering naar boven komen.
• Een open avond levert een stapel warme contacten op die één massamail krijgen en verder geen gestructureerde opvolging.
• De administratie beantwoordt de hele periode door dezelfde vragen over lesgeld, vakantiedata, schooluniform en toelatingseisen.

Hoe wij helpen

• We koppelen via gepubliceerde API's aan uw MIS — iSAMS, Arbor, Bromcom, SIMS — zodat het leerlingdossier leidend blijft.
• Onze assistenten antwoorden uitsluitend vanuit uw schoolgids, tarievenlijst en reglementen — nooit een verzonnen toelatingseis.
• Leerlingveiligheid is een harde grens: alles wat aan welzijn raakt, gaat rechtstreeks naar uw aandachtsfunctionaris (DSL) en wordt nooit door een automatisering beantwoord.
• Elk geautomatiseerd bericht en elke wijziging in een dossier wordt gelogd, zodat u bij een inspectie door Ofsted of ISI een bewijsspoor kunt laten zien.
• U bepaalt de escalatieregels: klachten, vragen over extra ondersteuning, ontredderde ouders en alles wat twijfel oproept gaan met context naar een met naam aangewezen medewerker.

Systemen waarmee we in deze sector werken

We bouwen rond de platformen die onderwijsinstellingen al draaien — iSAMS, Arbor, Bromcom, ESS SIMS, OpenApply, Admissions+, Tribal ebs, ProSolution, OneFile en Moodle.

Veelgestelde vragen

Wij verwerken gegevens van kinderen. Hoe zit dat onder de UK GDPR en KCSIE?

Gegevens van kinderen krijgen de hogere lat die de UK GDPR daarvoor legt: EU-hosting, verwerkersovereenkomsten, dataminimalisatie en geen modeltraining op uw dossiers. We ontwerpen de processen zo dat inhoud rond leerlingveiligheid nooit door een automatisering loopt — zorgen gaan naar uw aandachtsfunctionaris en blijven in CPOMS of MyConcern, niet in onze systemen. Uw DPIA ondersteunen we voordat er iets live gaat.

Kunt u met SIMS, iSAMS of Arbor werken zonder ze te verstoren?

Ja — we koppelen via de gepubliceerde API of de partnerintegraties van het MIS, en het MIS blijft leidend. Waar de omgeving ouder is, zoals sommige on-premise SIMS-installaties, werken we met geplande exports in plaats van een upgrade af te dwingen. Aanmeldplatformen als OpenApply en Admissions+ sluiten op dezelfde manier aan.

Wat mag in een school of instelling nooit worden geautomatiseerd?

Het oordeel over leerlingveiligheid, punt. Meldingen, zorgen over welzijn en alles wat een aandachtsfunctionaris moet wegen, worden door onze systemen wél gesignaleerd en doorgestuurd, maar nooit beantwoord. Hetzelfde geldt voor beslissingen over extra ondersteuning (SEND), gedrag, schorsing en verwijdering, en voor referenties. Wij automatiseren het narappelleren en de administratie rond die processen — niet het professionele oordeel erin.

Waar beginnen instellingen meestal?

Bij de aanmeldtrechter — vragen buiten kantooruren beantwoorden en aanmeldingen opvolgen — omdat dat meetbaar en cyclisch is, en ver van risico's rond leerlingveiligheid af staat. Binnen één instroomcyclus ziet u of reactietijden en afrondingspercentages zijn opgeschoven. Het opvolgen van inschrijvingen en het schoonhouden van MIS-data volgen daar vanzelf op.

Hoe wij deze sector concreet ondersteunen

• Business-automatisering — Praktische automatisering, afgestemd op hoe uw bedrijf nu al werkt.
• Procesaudits — Vind waar tijd, nauwkeurigheid en geld weglekken — vóór u iets bouwt.
• Softwareontwikkeling — Elke software, elke tool, elk commercieel format — om te bezitten, white label onder uw merk, of gerund als uw product.

Bespreek deze sector: [email protected]