Zorg: automatiseringsoplossingen

Wij automatiseren de administratieve laag van particuliere klinieken en zorgorganisaties — verwijzingen verwerken, machtigingen bij verzekeraars, specialistenbrieven, controleoproepen en declareren via Healthcode — terwijl het medisch oordeel blijft waar het hoort: bij uw behandelaars. Alles wordt om uw bestaande praktijkmanagementsysteem (PMS) heen gebouwd in plaats van het te vervangen, met de audittrail die uw CQC-registratie verlangt.

Toepassingen

• Leest binnenkomende verwijsbrieven, haalt de gegevens van patiënt, huisarts en verzekeraar eruit en maakt het zorgtraject aan in uw PMS
• Controleert vóór het spreekuur of de machtiging en het polisnummer van de verzekeraar in het dossier staan, en meldt ontbrekende gegevens bij uw planning
• Vult no-shows op met patiënten van de annuleringslijst via sms, zodat de agenda zich herstelt zonder dat de balie hoeft rond te bellen
• Stelt specialistenbrieven op uit dictaten of consultverslagen, ter ondertekening door de behandelaar, en archiveert ze daarna bij het dossier
• Bewaakt elke openstaande lab- en radiologie-uitslag en rappelleert wat niet terugkomt, zodat er niets blijft liggen
• Dient declaraties bij verzekeraars in via Healthcode met de juiste CCSD-codes, en volgt daarna restbedragen bij patiënten en verouderde vorderingen op
• Stuurt inschrijf- en anamneseformulieren vóór het eerste consult en schrijft de antwoorden gestructureerd terug in het dossier
• Werkt oproep- en controlelijsten af en plant patiënten opnieuw in via sms en e-mail, zonder dat het secretariaat aan de telefoon hangt

Typische workflow-knelpunten

• Verwijsbrieven belanden als pdf in een gedeelde mailbox en worden te laat overgetypt in het PMS — of helemaal gemist.
• Declaraties worden afgewezen door een ontbrekende machtiging of een ontbrekend polisnummer, verouderen daarna in de debiteurenlijst, en restbedragen worden nooit opgevolgd.
• Dictaten staan in de uitwerkwachtrij terwijl de huisartsenpraktijk belt waar de specialistenbrief blijft.
• No-shows laten betaalde spreekuurplekken leeg omdat niemand tijd heeft om de annuleringslijst telefonisch af te werken.
• Het bewaken van uitslagen leeft in een spreadsheet en in het hoofd van één secretaresse, en stilletjes weet iedereen dat.

Hoe wij helpen

• We koppelen via de API aan uw PMS — Semble, Cliniko, Pabau, Meddbase, WriteUpp — zodat het patiëntendossier de enige bron van waarheid blijft.
• Elke concepttekst is verankerd in het echte dossier en in uw eigen briefsjablonen; medische inhoud gaat altijd naar een met naam aangewezen behandelaar voor ondertekening.
• De grens tussen zorg en administratie zit hard in het ontwerp: automatiseringen plannen, rappelleren, archiveren en factureren — ze doen nooit aan symptoomtriage en geven nooit medisch advies.
• Twijfel escaleert per ontwerp: een patiënt in nood, een signaal van mogelijke onveiligheid of een onduidelijke verwijzing belandt met volledige context bij uw team.
• EU-hosting, verwerking conform de UK GDPR en audittrails per actie geven u bewijsmateriaal voor uw DSPT-aanlevering en uw gesprekken met de CQC.

Systemen waarmee we in deze sector werken

We werken rond de systemen die de particuliere praktijk al draait — Semble, Cliniko, Pabau, Meddbase, WriteUpp, DGL Practice Manager, Healthcode voor declaraties bij verzekeraars, TDL-labkoppelingen, Dragon Medical One en Xero.

Veelgestelde vragen

Hoe gaat u om met patiëntgegevens? Wij zijn CQC-geregistreerd en alles wat wij vastleggen is vertrouwelijk.

Patiëntendossiers zijn bijzondere persoonsgegevens onder de UK GDPR en zo behandelen we ze ook: EU-hosting, verwerkersovereenkomsten, strikte dataminimalisatie en geen enkele modeltraining op uw gegevens. Elke geautomatiseerde actie wordt gelogd, wat uw DSPT-aanlevering en het governancebewijs dat de CQC verwacht ondersteunt. En het medisch beroepsgeheim bepaalt om te beginnen wat elke automatisering überhaupt te zien krijgt.

Kunt u koppelen met Semble, Cliniko of Meddbase zonder migratie?

Ja — we bouwen via de API om uw bestaande PMS heen, zodat het patiëntendossier blijft waar het is en leidend blijft. Waar een ouder systeem, zoals een verouderde DGL-installatie, geen bruikbare API heeft, werken we in plaats daarvan met gestructureerde exports. Er hoeft niets aan uw klinische werkwijze te veranderen om ons te laten aansluiten.

Wat automatiseert u niet in een kliniek?

Alles waarvoor een medisch oordeel nodig is: geen geautomatiseerde diagnose, geen symptoomtriage, geen interpretatie van uitslagen, geen medicatieadvies. AI mag een specialistenbrief opstellen of een uitblijvende uitslag signaleren, maar medische inhoud wordt elke keer door een met naam aangewezen behandelaar ondertekend. Leest een patiëntbericht als medisch of urgent, dan gaat het rechtstreeks naar een mens — die escalatie is het ontwerp, geen terugvaloptie.

Waar beginnen de meeste klinieken?

Meestal bij het verwerken van verwijzingen of bij de declaratieadministratie — beide zijn afgebakend, meetbaar en op veilige afstand van medisch risico. We brengen één traject van begin tot eind in kaart, automatiseren het en bewijzen dat het werkt voordat we iets anders aanraken. De meeste praktijken weten zelf al welke mailbox of welke spreadsheet het meeste pijn doet; daar beginnen we.

Hoe wij deze sector concreet ondersteunen

• Procesaudits — Vind waar tijd, nauwkeurigheid en geld weglekken — vóór u iets bouwt.
• Business-automatisering — Praktische automatisering, afgestemd op hoe uw bedrijf nu al werkt.
• Advies in automatisering — Heldere aanbevelingen, vóór u budget, tijd of verandercapaciteit inzet.

Bespreek deze sector: [email protected]