Hoe gaat u om met vertrouwelijke dossiergegevens die onder het verschoningsrecht vallen?

Cliëntdata blijft op EU-infrastructuur onder een verwerkersovereenkomst en wordt nooit gebruikt om modellen te trainen, en agents erven de rechten uit uw DMS — een dossier achter een informatiebarrière is voor hen onzichtbaar. Uw geheimhoudingsplicht onder de SRA Code is het kader waarnaar we ontwerpen, en dat leggen we voor uw COLP schriftelijk vast.

Werkt dit met onze iManage- en Elite 3E-omgeving?

Ja — we bouwen tegen de ondersteunde API's van iManage, NetDocuments, 3E, Aderant en Intapp in plaats van via screenscraping, en we respecteren uw beveiligingsgroepen en Chinese walls. Heeft een systeem geen bruikbare API, dan zeggen we dat vooraf en ontwerpen we eromheen. Er wordt niets uitgerukt of vervangen.

Wat moet een kantoor niet automatiseren?

Het juridisch oordeel. We automatiseren geen advies, geen schikkingsposities, niet de vraag of een conflict te waiven is, niet het doen van toezeggingen en niets wat in de buurt komt van voorbehouden juridische werkzaamheden — agents bereiden voor, controleren en rappelleren, terwijl de advocaat beslist en tekent. Kan een output de eigen bron in het dossier niet aanwijzen, dan gaat hij niet naar een cliënt.

Waar beginnen kantoren meestal?

Bij iets afgebakends met een duidelijke eigenaar en voelbare pijn: dossieropening en conflictchecks, het voorcontroleren van e-bills, of het rappelleren rond CDD-actualisering. We brengen het proces samen met uw risk-team in kaart, zetten het eerst bij één praktijkgroep neer en verbreden dossiertype voor dossiertype zodra men de audit trail vertrouwt.

Juridisch: automatiseringsoplossingen

Wat een commercieel advocatenkantoor vertraagt, is meestal geen juridisch werk: het zijn dossieropening, conflictchecks en cliëntenonderzoek, tijdschrijven, herstelwerk aan e-bills en het afsluiten van dossiers. We bouwen automatiseringen die binnen uw bestaande DMS en praktijkbeheersysteem draaien, uw informatiebarrières overnemen en alles waar een oordeel bij komt kijken teruggeven aan de behandelend advocaat. Verschoningsrecht en vertrouwelijkheid zijn hier ontwerpuitgangspunten, geen bijzaak.

Toepassingen

Voert bij dossieropening de conflictcheck en het cliëntenonderzoek uit en bundelt de uitkomsten van Companies House en sanctielijsten voor uw risk-team
Stelt opdrachtbevestigingen en scopeafspraken op uit uw eigen modellen, ter akkoord bij de partner voordat er iets uitgaat
Zet agenda-, mail- en documentactiviteit om in concept-urenomschrijvingen die de behandelend advocaat bevestigt in plaats van typt
Controleert e-bills vooraf tegen de declaratierichtlijnen van elke cliënt en signaleert block billing en verkeerde UTBMS-codes
Archiveert binnenkomende mail en bijlagen in de juiste iManage- of NetDocuments-workspace, met consistente metadata
Bewaakt toezeggingen, kerndata en verjaringstermijnen over alle dossiers heen en rappelleert de behandelend advocaat voordat er iets verloopt
Bewaakt de actualisering van het cliëntenonderzoek en de onderbouwing van de herkomst van middelen, rappelleert cliënten en houdt uw AML-register actueel
Sluit dossiers af: controleert of toezeggingen zijn nagekomen en declaraties zijn voldaan, en archiveert volgens uw bewaartermijnen

Typische workflow-knelpunten

Dossieropening duurt dagen omdat conflictcheck, cliëntenonderzoek en opdrachtvoorwaarden per e-mail heen en weer kruipen tussen risk, finance en de behandelend advocaat.
Advocaten reconstrueren op vrijdagmiddag hun week, en juist de vaagste urenomschrijvingen worden bij het declareren afgeboekt.
E-bills ketsen af op de declaratierichtlijnen wegens block billing of verkeerde taakcodes, en de lock-up loopt verder op.
De helft van het dossier zit in persoonlijke Outlook-mappen, dus het DMS-dossier is incompleet zodra iemand vertrekt.
Toezeggingen, verjaringsdata en CDD-actualiseringen staan in spreadsheets zonder eigenaar, tot de SRA of uw verzekeraar ernaar vraagt.

Hoe wij helpen

We koppelen via de API's van uw DMS en praktijkbeheersysteem en nemen daarbij de rechten op dossierniveau en uw Chinese walls over, in plaats van bestanden naar weer een silo te kopiëren.
Concepten zijn verankerd in uw eigen modellen, playbooks en huisstijl, waarbij elk uitgelezen feit terugverwijst naar het brondocument in het dossier.
Controles draaien tegen gezaghebbende bronnen — Companies House, sanctielijsten, uw eigen conflictendatabase — nooit tegen het geheugen van een model.
Afwegingen gaan naar mensen: een conflict waarvoor een waiver nodig is, een ongebruikelijke herkomst van middelen of een scopewijziging komt met bewijs bij de juiste partner terecht.
Elke handeling van een agent wordt per dossier gelogd, wat uw COLP en uw beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar een schone audit trail geeft, op EU-infrastructuur onder een verwerkersovereenkomst.

Systemen waarmee we in deze sector werken

We bouwen rond de systemen die commerciële kantoren al draaien: iManage, NetDocuments, Elite 3E, Aderant Expert, Intapp, BigHand, Relativity, DocuSign, LEAP en Clio.

Veelgestelde vragen

Hoe gaat u om met vertrouwelijke dossiergegevens die onder het verschoningsrecht vallen?: Cliëntdata blijft op EU-infrastructuur onder een verwerkersovereenkomst en wordt nooit gebruikt om modellen te trainen, en agents erven de rechten uit uw DMS — een dossier achter een informatiebarrière is voor hen onzichtbaar. Uw geheimhoudingsplicht onder de SRA Code is het kader waarnaar we ontwerpen, en dat leggen we voor uw COLP schriftelijk vast.
Werkt dit met onze iManage- en Elite 3E-omgeving?: Ja — we bouwen tegen de ondersteunde API's van iManage, NetDocuments, 3E, Aderant en Intapp in plaats van via screenscraping, en we respecteren uw beveiligingsgroepen en Chinese walls. Heeft een systeem geen bruikbare API, dan zeggen we dat vooraf en ontwerpen we eromheen. Er wordt niets uitgerukt of vervangen.
Wat moet een kantoor niet automatiseren?: Het juridisch oordeel. We automatiseren geen advies, geen schikkingsposities, niet de vraag of een conflict te waiven is, niet het doen van toezeggingen en niets wat in de buurt komt van voorbehouden juridische werkzaamheden — agents bereiden voor, controleren en rappelleren, terwijl de advocaat beslist en tekent. Kan een output de eigen bron in het dossier niet aanwijzen, dan gaat hij niet naar een cliënt.
Waar beginnen kantoren meestal?: Bij iets afgebakends met een duidelijke eigenaar en voelbare pijn: dossieropening en conflictchecks, het voorcontroleren van e-bills, of het rappelleren rond CDD-actualisering. We brengen het proces samen met uw risk-team in kaart, zetten het eerst bij één praktijkgroep neer en verbreden dossiertype voor dossiertype zodra men de audit trail vertrouwt.

Hoe wij deze sector concreet ondersteunen

AI-automatiseringen — Zet AI in waar het doorstroom, kwaliteit en beslissingsondersteuning meetbaar verbetert.
Procesaudits — Vind waar tijd, nauwkeurigheid en geld weglekken — vóór u iets bouwt.
Advies in automatisering — Heldere aanbevelingen, vóór u budget, tijd of verandercapaciteit inzet.

Bespreek deze sector: [email protected]