Legal: soluciones de automatización
Lo que más frena a un despacho no es el trabajo jurídico: es la apertura de expedientes, los conflictos de interés y la diligencia debida, la imputación de horas, las correcciones en la facturación electrónica y el cierre de asuntos. Construimos automatizaciones que viven dentro de tu gestor documental y de tu sistema de gestión del despacho, heredan tus barreras de información y devuelven al abogado todo lo que huela a criterio profesional. El secreto profesional y la confidencialidad son aquí restricciones de diseño, no un añadido.
Casos de uso
- Ejecuta las comprobaciones de conflictos y de diligencia debida al abrir el expediente, y reúne los resultados de Companies House y de las listas de sanciones para tu equipo de riesgos
- Redacta las hojas de encargo y las condiciones de alcance a partir de tus modelos, y las pasa a firma del socio antes de que salga nada
- Convierte la actividad de agenda, correo y documentos en borradores de descripción de horas que el abogado solo tiene que confirmar en lugar de teclear
- Revisa las facturas electrónicas contra las directrices de facturación de cada cliente antes de enviarlas, señalando la facturación en bloque y los códigos UTBMS incorrectos
- Archiva el correo entrante y sus adjuntos en el workspace correcto de iManage o NetDocuments, con un perfilado consistente
- Controla los compromisos asumidos, las fechas clave y los plazos de prescripción de todos los expedientes, y avisa al abogado antes de que venza nada
- Vigila la actualización de la diligencia debida y la evidencia de origen de fondos, reclama al cliente lo que falta y mantiene al día tu registro de AML
- Gestiona el cierre del expediente: confirma que los compromisos están cumplidos y las minutas cobradas, y archiva según tu política de conservación
Problemas habituales en los flujos de trabajo
- Abrir un expediente lleva días porque los conflictos, la diligencia debida y las condiciones del encargo van arrastrándose por correo entre riesgos, administración y el abogado.
- Los abogados reconstruyen la semana el viernes por la tarde, y las descripciones más vagas acaban descontadas al facturar.
- Las facturas electrónicas rebotan contra las directrices del cliente por facturación en bloque o códigos de tarea erróneos, y el ciclo de cobro se alarga.
- La mitad del expediente vive en carpetas personales de Outlook, así que lo que queda en el gestor documental está incompleto cuando alguien se va.
- Los compromisos, los plazos de prescripción y las revisiones de diligencia debida viven en hojas de cálculo sin dueño hasta que los pide la SRA o tu aseguradora.
Cómo ayudamos
- Integramos por las APIs de tu gestor documental y de tu sistema de gestión, heredando los permisos por expediente y las barreras éticas en lugar de copiar archivos a otro silo.
- La redacción se apoya en tus propios modelos, playbooks y estilo de casa, y cada dato extraído queda enlazado al documento del expediente del que sale.
- Las comprobaciones se hacen contra fuentes autorizadas —Companies House, listas de sanciones, tu base de conflictos—, nunca contra la memoria del modelo.
- Las decisiones de criterio van a personas: un conflicto que necesita dispensa, un origen de fondos atípico o un cambio de alcance aterrizan en el socio que corresponde, con la evidencia adjunta.
- Cada acción del agente queda registrada por expediente, lo que da a tu COLP y a tu aseguradora de responsabilidad civil profesional un rastro de auditoría limpio, en infraestructura europea y bajo un contrato de encargo de tratamiento.
Sistemas con los que trabajamos en este sector
Construimos sobre el stack que ya usan los despachos: iManage, NetDocuments, Elite 3E, Aderant Expert, Intapp, BigHand, Relativity, DocuSign, LEAP y Clio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo tratáis los datos confidenciales y amparados por el secreto profesional?
- Los datos de cliente se quedan en infraestructura europea bajo un contrato de encargo de tratamiento y nunca se usan para entrenar modelos, y los agentes heredan los permisos de tu gestor documental: un expediente detrás de una barrera de información es invisible para ellos. Diseñamos tomando como restricción tus deberes de confidencialidad del SRA Code, y se lo ponemos por escrito a tu COLP.
- ¿Funciona esto con nuestro iManage y nuestro Elite 3E?
- Sí: trabajamos contra las APIs soportadas de iManage, NetDocuments, 3E, Aderant e Intapp en lugar de recurrir al screen scraping, y respetamos tus grupos de seguridad y tus barreras éticas. Si un sistema no ofrece una API utilizable, te lo decimos desde el principio y diseñamos alrededor. No se arranca ni se sustituye nada.
- ¿Qué no debería automatizar un despacho?
- El criterio jurídico. No automatizamos el asesoramiento, las posiciones de acuerdo, si un conflicto es dispensable, la asunción de compromisos ni nada que se acerque a una actividad legal reservada: los agentes preparan, comprueban y persiguen, y el abogado decide y firma. Si un resultado no puede citar su fuente en el expediente, no llega al cliente.
- ¿Por dónde suelen empezar los despachos?
- Por algo acotado, con un responsable evidente y un dolor medible: la apertura de expedientes y los conflictos, la revisión previa de las facturas electrónicas o la persecución de las actualizaciones de diligencia debida. Mapeamos el proceso con tu equipo de riesgos, desplegamos primero en un área de práctica y lo ampliamos tipo de asunto a tipo de asunto cuando confían en el rastro de auditoría.
Cómo apoyamos a este sector en concreto
- Automatizaciones IA — Usa IA donde realmente mejora rendimiento, calidad y toma de decisiones.
- Auditorías de procesos — Detecta dónde se pierden tiempo, precisión y dinero antes de construir nada.
- Consultoría en automatización — Recomendaciones claras antes de comprometer presupuesto, tiempo o energía de cambio.
Hablemos de este sector: [email protected]