SaaS: soluciones de automatización

Automatizamos el trabajo de revenue operations que mantiene en pie un SaaS B2B: higiene del CRM, traspasos del quote-to-cash, detección de señales de churn y dunning. Nuestros agentes se sitúan entre tu CRM, tu facturación y tu analítica de producto, y hacen la conciliación y el seguimiento para los que tu equipo de RevOps nunca tiene tiempo. Escalar a una persona con nombre viene de fábrica, no acoplado después.

Casos de uso

• Concilia las oportunidades de Salesforce con las suscripciones de Stripe o Chargebee y señala los descuadres de ARR antes del cierre de mes
• Enriquece y enruta los leads entrantes, los deduplica contra las cuentas existentes y agenda el traspaso dentro de tu SLA de respuesta
• Vigila las caídas de uso, el tono de los tickets y los huecos de login, y abre el playbook adecuado en Gainsight o Vitally
• Redacta las respuestas a cuestionarios de seguridad —SIG, CAIQ, DDQ de cliente— a partir de tu biblioteca de políticas aprobadas, y las pasa a revisión
• Lleva el dunning más allá de los reintentos por defecto: avisos para actualizar la tarjeta, correos que van subiendo de tono y aviso a una persona en las cuentas de mayor ARR
• Monta los briefings de renovación con datos de uso, tickets abiertos e histórico de facturas antes de que el CSM los pida
• Convierte las notas de llamada y las razones de pérdida en campos estructurados del CRM sobre los que RevOps pueda reportar de verdad
• Convierte un order form firmado en aprovisionamiento, derechos de uso y un proyecto de kickoff, sin reunión de traspaso

Problemas habituales en los flujos de trabajo

• El ARR de Salesforce y el de Stripe no coinciden, y finanzas se entera montando el reporting del consejo.
• Las señales de churn se quedan sin leer en la analítica de producto; el CSM se entera por el correo de cancelación.
• Cada operación enterprise se atasca en un cuestionario de seguridad que ingeniería contesta de memoria, distinto cada vez.
• En el traspaso de ventas a onboarding se pierde todo lo prometido en la llamada, así que la implantación empieza volviendo a preguntárselo al cliente.
• Los pagos fallidos se convierten en churn involuntario sin hacer ruido, porque el dunning termina donde termina la lógica de reintentos de la herramienta de facturación.

Cómo ayudamos

• Conectamos CRM, facturación y analítica de producto por sus propias APIs: primero acceso de lectura, y escritura solo donde tú la apruebes.
• Los agentes apoyan cada resultado en tus registros: la biblioteca de políticas para los cuestionarios, el contrato para las renovaciones; nunca texto libre inventado.
• Cada escritura automática en Salesforce o en tu sistema de facturación queda registrada, atribuida y es reversible.
• Las excepciones de precio, las condiciones legales y las cuentas de mayor ARR se escalan siempre a un responsable concreto: el agente prepara, una persona decide.
• Todo corre en infraestructura alojada en la UE bajo un contrato de encargo de tratamiento, con credenciales acotadas que tu administrador puede revocar cuando quiera.

Sistemas con los que trabajamos en este sector

Construimos alrededor de Salesforce, HubSpot, Stripe, Chargebee, Zendesk, Intercom, Gainsight, Segment, Slack y NetSuite, y leemos de tu data warehouse cuando la respuesta está ahí.

Preguntas frecuentes

Los datos de nuestros clientes están cubiertos por contratos de encargo de tratamiento y un programa SOC 2. ¿Qué cambia al añadir a Aiveyo?

Actuamos como encargados del tratamiento bajo nuestro propio contrato y corremos sobre infraestructura alojada en la UE, así que entramos en tu lista de subencargados como cualquier otro proveedor. Los agentes llegan a tus sistemas con credenciales de API acotadas que tú controlas y puedes revocar, y no almacenamos copias de los datos de tus clientes. Si tu equipo de cumplimiento necesita nuestra documentación de seguridad para su propia auditoría, la tiene antes de que se conecte nada.

Nuestro Salesforce está muy personalizado y facturamos con Chargebee. ¿De verdad se van a apañar tus agentes?

Construimos sobre tu modelo de objetos, no sobre una plantilla, así que los campos personalizados, las reglas de validación y los flujos se mapean antes de que un agente escriba nada. Chargebee, Stripe y Recurly exponen los eventos que necesitamos para el trabajo de conciliación y de dunning. La primera fase es siempre de solo lectura, lo que saca a la luz las particularidades de tu configuración sin riesgo.

¿Hay algo en SaaS que nos dirías que no automaticemos?

Las negociaciones de renovación y las conversaciones de retención: un cliente que se va y se topa con un bot se va con más ganas, así que automatizamos el briefing y dejamos la llamada en manos de una persona. También mantenemos las excepciones de precio y cualquier cosa que edite facturas detrás de una aprobación humana. La automatización se gana más permisos de escritura poco a poco, no el primer día.

¿Por dónde empiezan la mayoría de los equipos SaaS?

Normalmente por la conciliación entre CRM y facturación o por el traspaso de ventas a onboarding: los dos están acotados, se miden bien y tienen poco radio de impacto. Empezamos en solo lectura, te enseñamos los descuadres detectados durante unas semanas y después añadimos las rutas de escritura y de escalado. El dunning y el trabajo sobre señales de churn suelen venir solos después.

Cómo apoyamos a este sector en concreto

• Automatización empresarial — Automatización práctica, alineada con la forma en la que tu empresa ya trabaja.
• Automatizaciones IA — Usa IA donde realmente mejora rendimiento, calidad y toma de decisiones.
• Desarrollo de software — Cualquier software, cualquier herramienta, cualquier formato comercial — para poseer, en marca blanca con tu nombre, u operado como tu producto.

Hablemos de este sector: [email protected]