SaaS: soluzioni di automazione

Automatizziamo il lavoro di revenue operations che tiene in piedi un SaaS B2B: pulizia del CRM, passaggi di consegne quote-to-cash, rilevazione dei segnali di churn e recupero dei pagamenti falliti. I nostri agenti lavorano trasversalmente su CRM, fatturazione e product analytics, facendo le riconciliazioni e i solleciti per cui il vostro team RevOps non ha mai tempo. L'escalation a una persona con nome e cognome è prevista fin dalla progettazione, non aggiunta dopo.

Casi d'uso

• Riconcilia le opportunità Salesforce con gli abbonamenti Stripe o Chargebee e segnala le differenze di ARR prima della chiusura di fine mese
• Arricchisce e instrada i lead in ingresso, li deduplica rispetto agli account esistenti e fissa il passaggio entro il vostro SLA di risposta
• Osserva cali di utilizzo, sentiment dei ticket e assenze di login, poi apre il playbook giusto in Gainsight o Vitally
• Redige le risposte ai questionari di sicurezza — SIG, CAIQ, DDQ dei clienti — dalla vostra libreria di policy approvate, instradandole per la revisione
• Porta il dunning oltre la sequenza di retry predefinita: solleciti per l'aggiornamento della carta, email a intensità crescente, un alert umano sugli account ad alto ARR
• Prepara i brief di rinnovo a partire da dati di utilizzo, ticket aperti e storico fatture, prima che il CSM li chieda
• Trasforma note delle call e motivi di closed-lost in campi CRM strutturati su cui il RevOps possa davvero fare reporting
• Converte un order form firmato in provisioning, abilitazioni e progetto di kickoff, senza la riunione di passaggio di consegne

Problemi tipici nei workflow

• L'ARR in Salesforce e l'ARR in Stripe non coincidono, e l'amministrazione se ne accorge mentre prepara la documentazione per il board.
• I segnali di churn restano non letti nel product analytics; il CSM li scopre dall'email di disdetta.
• Ogni trattativa enterprise si arena su un questionario di sicurezza che l'engineering compila a memoria, ogni volta in modo diverso.
• Nei passaggi da vendite a onboarding si perde tutto ciò che è stato promesso in call, così l'implementazione comincia richiedendo di nuovo le stesse cose al cliente.
• I pagamenti falliti diventano churn involontario in silenzio, perché il dunning finisce dove finisce la logica di retry dello strumento di fatturazione.

Come aiutiamo

• Colleghiamo CRM, fatturazione e product analytics tramite le loro API — prima in sola lettura, con accesso in scrittura solo dove lo approvate.
• Gli agenti ancorano ogni output ai vostri dati: la libreria di policy per i questionari, il contratto per i rinnovi, mai congetture in testo libero.
• Ogni scrittura automatica su Salesforce o sul sistema di fatturazione è registrata, attribuita e reversibile.
• Eccezioni di prezzo, condizioni legali e account ad alto ARR salgono sempre a un responsabile con nome e cognome: l'agente prepara, una persona decide.
• Tutto gira su infrastruttura ospitata in UE con un DPA, con credenziali circoscritte che il vostro amministratore può revocare in qualsiasi momento.

Sistemi con cui lavoriamo in questo settore

Costruiamo attorno a Salesforce, HubSpot, Stripe, Chargebee, Zendesk, Intercom, Gainsight, Segment, Slack e NetSuite, e leggiamo dal vostro data warehouse quando la risposta sta lì.

Domande frequenti

I dati dei nostri clienti sono coperti da DPA e da un programma SOC 2: che cosa cambia aggiungendo Aiveyo?

Agiamo come responsabile del trattamento sotto il nostro DPA e giriamo su infrastruttura ospitata in UE, quindi entriamo nel vostro elenco di sub-responsabili come qualsiasi altro fornitore. Gli agenti raggiungono i vostri sistemi con credenziali API circoscritte che controllate e potete revocare, e non conserviamo copie dei dati dei vostri clienti. Se la vostra funzione compliance ha bisogno della nostra documentazione di sicurezza per il proprio audit, la riceve prima che qualcosa venga collegato.

Il nostro Salesforce è molto personalizzato e la fatturazione passa da Chargebee: i vostri agenti reggeranno davvero?

Costruiamo sul vostro modello dati, non su un template: campi custom, regole di validazione e flow vengono mappati prima che un agente scriva qualcosa. Chargebee, Stripe e Recurly espongono tutti gli eventi che ci servono per riconciliazione e dunning. La prima fase è sempre in sola lettura, il che fa emergere in sicurezza le particolarità del vostro impianto.

C'è qualcosa che, nel SaaS, ci direste di non automatizzare?

Le trattative di rinnovo e le conversazioni di retention: un cliente in uscita che si ritrova a parlare con un bot se ne va ancora più convinto, quindi automatizziamo il brief e lasciamo umana la chiamata. Teniamo dietro approvazione umana anche le eccezioni di prezzo e qualsiasi modifica alle fatture. L'automazione si guadagna accessi in scrittura più ampi gradualmente, non il primo giorno.

Da dove partono di solito i team SaaS?

Di solito dalla riconciliazione tra CRM e fatturazione o dal passaggio da vendite a onboarding: entrambi sono circoscritti, misurabili e con un raggio d'impatto ridotto. Partiamo in sola lettura, vi mostriamo le differenze intercettate nell'arco di qualche settimana, poi aggiungiamo i percorsi di scrittura e di escalation. Dunning e lavoro sui segnali di churn tendono a seguire naturalmente.

Come sosteniamo concretamente questo settore

• Automazione aziendale — Automazione concreta, costruita intorno al modo in cui la vostra azienda lavora già.
• Automazioni AI — Usate l'AI dove migliora davvero produttività, qualità e processo decisionale.
• Sviluppo software — Qualsiasi software, qualsiasi strumento, qualsiasi formato commerciale — da possedere, in white label col vostro marchio, o gestito come vostro prodotto.

Parliamone insieme: [email protected]