Éducation : solutions d'automatisation

Nous automatisons l'accueil et l'administratif des écoles, des lycées et des organismes de formation — traitement des demandes d'information, tunnel d'admission, relance des inscriptions et tenue du logiciel de gestion scolaire (MIS) — en traitant la protection de l'enfance comme une limite absolue, jamais comme une réflexion après coup. Votre MIS reste l'unique source de vérité ; nous retirons à vos équipes la ressaisie et les relances.

Cas d'usage

• Répond à toute heure aux questions sur la brochure, les frais de scolarité et les conditions d'admission, puis inscrit directement aux journées portes ouvertes
• Relance les dossiers de candidature incomplets — lettres de recommandation, relevés de notes, pièces d'identité manquantes — avant que les dates limites d'admission ne passent discrètement
• Enregistre automatiquement chaque demande, chaque visite et chaque étape de candidature dans iSAMS, Arbor ou votre CRM d'admission
• Accompagne les candidats admis dans la liste des pièces à fournir et signale à votre service admissions les dossiers qui n'avancent plus
• Contrôle les champs ILR avant la fermeture des fenêtres de dépôt, pour que vos déclarations de financement ne soient pas rejetées
• Diffuse en une seule opération les changements d'emploi du temps et de salle issus de votre logiciel de planification, aux élèves, aux familles et aux équipes
• Relance les heures de formation hors poste en retard et les preuves de suivi dans OneFile ou Aptem, en amont du passage en EPA
• Envoie les relances d'absence dès le premier jour à partir des appels du MIS, et oriente immédiatement vers un humain tout ce qui touche au bien-être de l'élève

Frictions de workflow courantes

• Les demandes arrivent la nuit et le week-end ; le temps que la réponse parte le lundi, la famille a déjà visité deux autres établissements.
• Le tunnel d'admission se répartit entre une boîte mail, un tableur et le MIS : personne ne sait dire quelles propositions sont au point mort.
• La ressaisie entre les dossiers de candidature, le MIS et la comptabilité crée les écarts qui ressortent au moment des remontées d'effectifs ou de l'ILR.
• Les soirées portes ouvertes génèrent une pile de contacts chauds qui reçoivent un e-mail groupé et aucun suivi structuré.
• Le secrétariat répond en boucle, tout le trimestre, aux mêmes questions sur les frais, le calendrier scolaire, l'uniforme et les conditions d'admission.

Comment nous aidons

• Nous nous intégrons à votre MIS via ses API publiées — iSAMS, Arbor, Bromcom, SIMS — pour que le dossier de l'apprenant reste la référence.
• Les assistants de réponse ne s'appuient que sur votre brochure, votre grille tarifaire et vos règlements : jamais une condition d'admission inventée.
• La protection de l'enfance est une limite absolue : tout ce qui touche au bien-être part directement vers votre référent (DSL) et n'est jamais traité par une automatisation.
• Chaque message envoyé et chaque modification de dossier sont journalisés : vous disposez d'une piste de preuves présentable lors d'une inspection Ofsted ou ISI.
• Vous définissez les règles de remontée : réclamations, demandes liées aux besoins éducatifs particuliers (SEND), parents en détresse et cas ambigus arrivent chez une personne identifiée, contexte à l'appui.

Systèmes avec lesquels nous travaillons dans ce secteur

Nous construisons autour des plateformes déjà en place chez les établissements : iSAMS, Arbor, Bromcom, ESS SIMS, OpenApply, Admissions+, Tribal ebs, ProSolution, OneFile et Moodle.

Questions fréquentes

Nous détenons des données concernant des mineurs. Comment cela fonctionne-t-il au regard du RGPD britannique et de KCSIE ?

Les données des mineurs bénéficient du niveau d'exigence renforcé que leur applique le RGPD britannique : hébergement européen, contrat de sous-traitance, minimisation et aucun entraînement de modèles sur vos dossiers. Nous concevons les flux pour qu'aucun contenu relevant de la protection de l'enfance ne transite par une automatisation : les signalements partent vers votre DSL et restent dans CPOMS ou MyConcern, pas chez nous. Nous vous accompagnons sur votre analyse d'impact (AIPD) avant toute mise en service.

Pouvez-vous travailler avec SIMS, iSAMS ou Arbor sans les perturber ?

Oui : nous passons par l'API publiée du MIS ou par ses voies d'intégration partenaires, et le MIS reste la référence. Sur un parc plus ancien, comme certaines installations SIMS sur site, nous travaillons à partir d'exports planifiés plutôt que d'imposer une montée de version. Les plateformes d'admission comme OpenApply et Admissions+ se connectent de la même façon.

Qu'est-ce qui ne doit jamais être automatisé dans un établissement ?

Le jugement en matière de protection de l'enfance, point final : les révélations, les inquiétudes liées au bien-être et tout ce qu'un DSL doit peser sont détectés et orientés par nos systèmes, jamais traités par eux. Il en va de même pour les décisions liées aux besoins éducatifs particuliers, les questions de discipline et d'exclusion, et les lettres de recommandation. Nous automatisons les relances et l'administratif autour de ces processus — pas le jugement professionnel qui les fonde.

Par où commencent généralement les établissements ?

Par le tunnel d'admission : réponse aux demandes en dehors des heures d'ouverture et relance des candidatures. C'est mesurable, cyclique et très éloigné du risque lié à la protection de l'enfance. En une seule campagne de recrutement, vous voyez si les délais de réponse et les taux de complétion ont bougé. La relance des inscriptions et la qualité des données du MIS suivent naturellement.

Comment nous soutenons concrètement ce secteur

• Automatisation métier — Une automatisation concrète, alignée sur la façon dont votre entreprise fonctionne déjà.
• Audits de processus — Identifiez où temps, précision et argent se perdent — avant de construire quoi que ce soit.
• Développement logiciel — N'importe quel logiciel, n'importe quel outil, n'importe quel format commercial — à posséder, en marque blanche sous votre nom, ou exploité comme votre produit.

Échanger sur ce secteur: [email protected]