Automatisierungslösungen für Bildung

Wir automatisieren das Sekretariat von Schulen, Colleges und Bildungsanbietern — Anfragen, Aufnahmeprozess, Nachhaken bei der Einschreibung und Datenpflege im Schulverwaltungssystem (MIS) — wobei Kinderschutz eine harte Grenze ist und kein nachträglicher Gedanke. Ihr MIS bleibt die einzige maßgebliche Quelle; wir nehmen Ihrem Team das Abtippen und das Nachhaken ab.

Anwendungsfälle

• Beantwortet Fragen zu Infobroschüre, Gebühren und Aufnahmevoraussetzungen rund um die Uhr und bucht Termine am Tag der offenen Tür direkt ein
• Hakt unvollständige Bewerbungen nach — fehlende Empfehlungsschreiben, Zeugnisse, Ausweisnachweise —, bevor Bewerbungsfristen unbemerkt verstreichen
• Schreibt jede Anfrage, jeden Besuch und jeden Bewerbungskontakt automatisch nach iSAMS, Arbor oder in Ihr Aufnahme-CRM
• Führt Zugelassene per Erinnerung durch die Checkliste der Einschreibungsunterlagen und meldet stockende Bewerbungen an Ihr Aufnahmeteam
• Validiert ILR-Felder, bevor die Meldefenster schließen, damit Förderabrechnungen des Colleges nicht zurückgewiesen werden
• Spielt Stundenplan- und Raumänderungen aus Ihrer Stundenplansoftware in einem Durchgang an Lernende, Eltern und Kollegium aus
• Hakt überfällige Off-the-job-Stunden und Nachweise aus Fortschrittsgesprächen in OneFile oder Aptem nach, bevor das EPA-Gateway ansteht
• Versendet Nachfragen zu Fehlzeiten am ersten Tag direkt aus den Anwesenheitslisten im MIS und leitet alles, was das Kindeswohl berührt, sofort an einen Menschen weiter

Typische Workflow-Probleme

• Anfragen kommen nachts und am Wochenende; bis die Antwort am Montag rausgeht, hat die Familie längst zwei andere Schulen besichtigt.
• Der Aufnahmeprozess verteilt sich auf ein Postfach, eine Tabelle und das MIS — niemand kann sagen, welche Zusagen gerade feststecken.
• Das Abtippen zwischen Bewerbungsformularen, MIS und Buchhaltung erzeugt genau die Abweichungen, die beim Census oder bei der ILR-Meldung auffallen.
• Informationsabende produzieren einen Stapel warmer Kontakte, die eine Rundmail bekommen und danach keine strukturierte Nachverfolgung.
• Das Sekretariat beantwortet ein ganzes Schulhalbjahr lang immer wieder dieselben Fragen zu Gebühren, Terminen, Schulkleidung und Aufnahmevoraussetzungen.

Wie wir helfen

• Wir binden Ihr MIS über die veröffentlichten APIs an — iSAMS, Arbor, Bromcom, SIMS —, damit der Schülerdatensatz maßgeblich bleibt.
• Der Anfrage-Assistent antwortet ausschließlich aus Ihrer Infobroschüre, Ihrer Gebührenordnung und Ihren Richtlinien — erfundene Aufnahmevoraussetzungen gibt es nicht.
• Kinderschutz ist eine harte Grenze: Alles, was das Kindeswohl berührt, geht direkt an Ihre Kinderschutzbeauftragten (DSL) und wird nie von einer Automatisierung beantwortet.
• Jede automatisierte Nachricht und jede Datenänderung wird protokolliert — ein Nachweispfad, den Sie bei einer Ofsted- oder ISI-Inspektion vorlegen können.
• Sie legen die Eskalationsregeln fest: Beschwerden, Fragen zum sonderpädagogischen Förderbedarf (SEND), aufgebrachte Eltern und alles Uneindeutige gehen mit vollem Kontext an eine namentlich benannte Person.

Systeme, mit denen wir in dieser Branche arbeiten

Wir bauen auf den Plattformen auf, die Bildungsanbieter ohnehin betreiben: iSAMS, Arbor, Bromcom, ESS SIMS, OpenApply, Admissions+, Tribal ebs, ProSolution, OneFile und Moodle.

Häufig gestellte Fragen

Wir verarbeiten Daten von Kindern. Wie funktioniert das unter UK-DSGVO und KCSIE?

Für Kinderdaten gilt der höhere Maßstab, den die UK-DSGVO dafür vorsieht: Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsverträge, Datenminimierung und kein Modelltraining mit Ihren Datensätzen. Wir gestalten die Abläufe so, dass Kinderschutzinhalte gar nicht erst durch eine Automatisierung laufen — Meldungen gehen an Ihre DSL und bleiben in CPOMS oder MyConcern, nicht in unseren Systemen. Bei Ihrer Datenschutz-Folgenabschätzung unterstützen wir Sie, bevor irgendetwas live geht.

Können Sie mit SIMS, iSAMS oder Arbor arbeiten, ohne die Systeme zu stören?

Ja — wir verbinden uns über die veröffentlichte API des MIS oder über offizielle Partner-Integrationen, und das MIS bleibt maßgeblich. Bei älteren Landschaften, etwa manchen SIMS-Installationen im eigenen Haus, arbeiten wir mit geplanten Exporten, statt ein Upgrade zu erzwingen. Aufnahmeplattformen wie OpenApply und Admissions+ binden wir auf demselben Weg an.

Was darf in einer Schule oder einem College niemals automatisiert werden?

Kinderschutz, ohne jede Ausnahme: Offenlegungen, Sorgen um das Kindeswohl und alles, was eine DSL abwägen muss, werden von unseren Systemen erkannt und weitergeleitet, aber nie beantwortet. Dasselbe gilt für Entscheidungen zum Förderbedarf (SEND), für Verhaltens- und Ausschlussverfahren sowie für Empfehlungsschreiben. Wir automatisieren das Nachhaken und die Verwaltung rundherum — nicht die fachliche Beurteilung darin.

Womit starten Bildungsanbieter üblicherweise?

Mit dem Aufnahmeprozess — Antworten auf Anfragen außerhalb der Bürozeiten und das Nachhaken bei Bewerbungen —, weil er messbar, zyklisch und weit vom Kinderschutzrisiko entfernt ist. Innerhalb eines Aufnahmezyklus sehen Sie, ob sich Reaktionszeiten und Abschlussquoten bewegt haben. Das Nachhaken bei der Einschreibung und die Datenpflege im MIS folgen dann meist von selbst.

Passende Wege, wie wir diese Branche unterstützen

• Business-Automatisierung — Praxistaugliche Automatisierung, die sich an Ihre tatsächlichen Abläufe anpasst.
• Prozess-Audits — Finden Sie heraus, wo Zeit, Genauigkeit und Geld verloren gehen — bevor Sie etwas bauen.
• Softwareentwicklung — Jede Software, jedes Tool, jedes kommerzielle Format — als Eigentum entwickelt, als White-Label unter Ihrer Marke oder als Ihr Produkt von uns betrieben.

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