Automatisierungslösungen für Consulting

Wir automatisieren den operativen Ballast einer Beratungsgesellschaft: Angebotserstellung, Nachhaken bei der Zeiterfassung, Auslastungs- und WIP-Berichte, saubere CRM-Daten und das Wiederfinden von Wissen. Unsere Agenten arbeiten über PSA, CRM und Dokumentenablage hinweg, damit Ihre Beraterinnen und Berater fakturierbare Stunden in Mandantenarbeit stecken statt in interne Verwaltung. Alles, was zum Mandanten geht, durchläuft vorher die Partnerfreigabe.

Anwendungsfälle

• Erstellt erste Entwürfe für RFP-Antworten aus Ihrer Referenzdatenbank, früheren Angeboten und Ihrer Profildatenbank, markiert zur Partnerfreigabe
• Hakt fehlende Zeiterfassungen vor dem Monatsabschluss nach und gleicht Stunden gegen die Projektnummern in Ihrem PSA ab
• Baut den wöchentlichen Auslastungs- und Bench-Report aus Ihrem PSA und meldet unterausgelastete Berater an das Ressourcenmanagement
• Führt Interessenkonfliktprüfungen durch und legt Projektnummern an dem Tag an, an dem ein unterzeichnetes SOW im CRM eintrifft
• Macht aus Gesprächsnotizen und Projektmeilensteinen CRM-Einträge, damit Pipeline-Reviews nicht länger aus dem Gedächtnis laufen
• Beobachtet WIP und Debitorenlaufzeit, entwirft Honorarnoten und mahnt überfällige Rechnungen an — jeweils mit Partnerfreigabe
• Holt beim Zuschnitt eines neuen Projekts passende frühere Präsentationen, Modelle und Lessons Learned aus SharePoint hervor
• Übernimmt Honorarsätze, Leistungsumfang und Zahlungsbedingungen aus unterzeichneten Auftragsbestätigungen direkt in Ihr Abrechnungssystem

Typische Workflow-Probleme

• Jedes Angebot beginnt beim leeren Blatt, weil die Gewinnpräsentation des Vorjahres im Postfach eines längst ausgeschiedenen Kollegen liegt.
• Zeiterfassungen kommen spät und falsch kontiert an, deshalb sind WIP und Realisierungsquote zum Monatsende Fiktion, bis die Buchhaltung sie abgleicht.
• Die Auslastungsauswertung hinkt der Woche hinterher, die sie beschreibt: Ein Teil des Teams sitzt auf der Bench, der andere brennt aus.
• Das CRM bleibt leer, weil niemand aus dem Beraterteam hineintippt — Pipeline-Reviews laufen auf Anekdoten.
• Honorarnoten gehen Wochen nach Lieferung raus, die Kapitalbindung wächst, und das Mahnen bleibt an dem hängen, der zufällig daran denkt.

Wie wir helfen

• Wir verbinden PSA, CRM und Dokumentenablage, sodass ein Agent Pipeline, Besetzung und Lieferung gemeinsam sieht.
• Angebots- und Referenztexte entstehen ausschließlich aus Dokumenten, die Ihr Haus tatsächlich erstellt hat, jeweils mit Quellenangabe.
• Erinnerungen zu Zeiterfassung, WIP und Pipeline kommen in Teams oder Slack an, wo Ihre Berater ohnehin arbeiten — kein weiteres Portal.
• Alles, was zum Mandanten geht — Angebote, Honorarnoten, Statusberichte —, läuft vor dem Versand zur Freigabe an die verantwortliche Projektleitung.
• Zugriffsrechte auf Projektebene bilden Ihre Informationsbarrieren ab, und alles läuft auf Infrastruktur mit Hosting in der EU.

Systeme, mit denen wir in dieser Branche arbeiten

Wir bauen auf Kantata, Certinia, Deltek Maconomy oder BigTime auf der PSA-Seite, auf Salesforce, HubSpot oder Dynamics 365 für die Pipeline, Xero oder NetSuite für die Finanzen und SharePoint für die Dokumente.

Häufig gestellte Fragen

Unsere Projekte laufen unter NDA — darf Mandantenmaterial überhaupt in die Nähe eines KI-Systems?

Alles läuft auf Infrastruktur mit Hosting in der EU unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und Ihre Dokumente werden nie zum Training von Modellen genutzt. Die Zugriffsrechte folgen Ihren Projektteams: Material eines Mandanten ist für Agenten, die an einem anderen arbeiten, unsichtbar — dieselben Informationsbarrieren, die Sie ohnehin durchsetzen. DSGVO-Konformität ist dabei die Grundlinie, kein Zusatz.

Wir setzen Kantata und Salesforce ein, beide mit jahrelang gewachsenen Zusatzfeldern. Müssen wir etwas migrieren?

Nein. Wir entwickeln gegen die APIs der Systeme, die Sie bereits betreiben, und respektieren Ihre bestehenden Feldstrukturen und Workflows. Wo die Konfiguration unordentlich ist, arbeiten wir mit der Unordnung, statt zuerst ein Aufräumprojekt zu verlangen.

Kann das System die eigentliche fachliche Aussage in unseren Deliverables schreiben?

Nein, und wir würden das nicht bauen. Das Urteil in einer Empfehlung, die Qualitätssicherung eines Mandantendokuments und Preisentscheidungen gehören den Partnern; sie zu automatisieren setzt den Namen aufs Spiel, der auf dem Deckblatt steht. Wir automatisieren das Zusammenstellen, Suchen und Nachhaken rund um dieses Urteil, und alles Mandantengerichtete trägt eine menschliche Freigabe.

Womit fangen Häuser wie unseres üblicherweise an?

Mit einem klar abgegrenzten Ablauf, der Beraterstunden verschlingt: der Angebotserstellung aus Ihrer Referenzdatenbank oder dem Nachhaken bei Zeiterfassung und WIP. Beides berührt Systeme, die Sie bereits haben, und ist klein genug, um es ehrlich zu bewerten, bevor Sie sich auf mehr festlegen.

Passende Wege, wie wir diese Branche unterstützen

• Automatisierungsberatung — Klare Empfehlungen, bevor Sie Budget, Zeit oder Veränderungsenergie investieren.
• Business-Automatisierung — Praxistaugliche Automatisierung, die sich an Ihre tatsächlichen Abläufe anpasst.
• Softwareentwicklung — Jede Software, jedes Tool, jedes kommerzielle Format — als Eigentum entwickelt, als White-Label unter Ihrer Marke oder als Ihr Produkt von uns betrieben.

Diese Branche besprechen: [email protected]